ARCHIVO PERMANENTE
CREACIÓN
Y ACTUALIZACION DEL ARCHIVO PERMANENTE
1.
DEFINICIÓN
Es la
recopilación y organización de documentos que contiene copias y extractos de información
de utilización continua o necesaria para futuras auditorías.
Estos documentos,
contienen información legal, reglamentaria, organizativa, metodológica, contractual
y otras, debidamente clasificada y archivada, relativa a la entidad y sus operaciones,
con vigencia de un año o más, la cual es de interés y utilización continua para
la planificación y ejecución de las auditorías.
Esta
información debe recopilarse al iniciarse una primera auditoría y actualizarse
en las auditorias subsecuentes.
2.
OBJETIVOS
Facilitar
el proceso de familiarización, a través de un conocimiento general de la
entidad.
Documentar
los hallazgos detectados con los criterios técnicos, legales o contables que debieron
observarse.
Servir de
fuente de consulta para la planificación de las auditorías.
Facilitar
la preparación de papeles de trabajo, especialmente para aquellas áreas que requieren
la referencia de documentos tales como contratos, dictámenes etc. que regulan operaciones
que se extienden a varios períodos.
3.
RESPONSABLES
El
proceso de creación y actualización es responsabilidad de:
Director de
Auditoría Interna
Debe
velar porque los auditores dispongan de todos los recursos y el apoyo necesario
para obtener la información que permita mantener actualizado el archivo
permanente.
Además
debe velar porque la creación y actualización del archivo permanente se efectúe
técnicamente, para apoyar el mantenimiento de la base de datos documental de la
Supervisor
Debe
velar porque el archivo permanente se cree oportunamente cuando es una primera auditoría,
y que se actualice en las auditorías recurrentes, en el proceso de
familiarización, planificación y ejecución del trabajo de auditoría.
Auditores
Deben
apoyar al supervisor en la planificación de las auditorías y en la ejecución
del trabajo, y velarán porque el archivo permanente se organice y actualice de
acuerdo a la metodología implementada.
Asimismo,
son responsables de obtener toda la información y documentación necesaria durante
la ejecución del trabajo, para la actualización del archivo permanente.
Funcionarios
y empleados de la entidad
Deben
proporcionar toda la documentación e información en los plazos y forma
solicitados por el equipo de auditoría.
4.
PROCEDIMIENTO
De
acuerdo a las Normas de Auditoría Interna Gubernamental, durante el proceso de
las auditorías los auditores están obligados a crear o actualizar el archivo
permanente, para lo cual se debe utilizar el siguiente procedimiento:
Estructura
Para la
creación del archivo permanente, se debe tomar como referencia la siguiente estructura
básica, la cual no es limitativa, sino por el contrario, es indicativa, por lo
tanto, el contenido final de cada archivo dependerá entre otros aspectos, de la
naturaleza de la entidad, sus operaciones y las necesidades de información de
la Unidad de Auditoría Interna.
Carátula
La
Carátula debe elaborarse de la siguiente forma:
Nombre de la entidad (Ministerio
de…)
ARCHIVO PERMANENTE
Dependencia… (Dirección de…)
Guatemala, (mes) (año)
Elaboración
del índice
La
elaboración del índice debe hacerse con base a la estructura y al análisis y
clasificación de la información recopilada, cada sección del archivo permanente
debe identificar los documentos que contiene, con base en el número correlativo
asignado, con el fin de asegurar su fácil localización y control.
Información
general
-
Identificación de la dependencia (programa, proyecto, dirección etc.)
-
Dirección, teléfono, fax, E mail, etc.
-
Autoridades superiores y sus generales
- Misión
y visión institucional.
Estructura
organizacional
Ø Manuales
de Organización
Ø Manuales
de Funciones
Ø Manuales
de Normas y Procedimientos (operativos técnicos, recursos humanos, informática etc.)
Ø Organigramas
Ø Ubicación
geográfica de programas y proyectos
Ø Integración
de unidades ejecutoras por programa
Leyes y
Regulaciones
Ø Ley
Orgánica
Ø Reglamento
Orgánico y reglamentos internos
Ø Decretos,
acuerdos gubernativos que regulen la entidad
Ø Acuerdos
internos, dictámenes, resoluciones etc.
Planificación
de Operaciones
Ø Plan
Operativo Anual
Ø Planes de
trabajo
Ø Cronogramas
de actividades
Ø Estudios
de pre y factibilidad
Información
Administrativa
Ø Extractos
de Contratos administrativos (prestamos, donaciones, fideicomisos, asistencia técnica
construcción, arrendamientos, personal etc.)
Ø Extractos
de actas de Junta Directiva, de Juntas de Licitación etc.)
Ø Principales
políticas institucionales (compras, personal etc.)
Ø Flujogramas
de los procesos más importantes (compras, nóminas)
Ø Ubicación
y composición del personal
Información
Presupuestaria, Contable y Financiera
Ø Políticas,
contables y presupuestarias
Ø Normas presupuestarias
Ø Manuales
contables
Ø Manuales
de presupuesto
Ø Estados
financieros
Ø Estados
de ejecución y liquidación del presupuesto
Ø Informes
de auditoría
Ø Integraciones
de las principales cuentas de activos y pasivos
Actualización
La
actualización del archivo permanente es indispensable para que los auditores se
apoyen eficientemente en el proceso de la auditoría. El archivo será de
utilidad en la medida que la información que contiene, esté debidamente
clasificada y actualizada.
La
clasificación y actualización de la información del archivo permanente es una
actividad que debe estar inmersa en el proceso de toda auditoría. La consulta
de la información, permitirá al auditor evaluar la utilidad de la misma para
decidir si se desecha, o si por el contrario, debe seguir figurando.
Acceso y
utilización
El
archivo permanente, es una de las principales fuentes de evidencia, de consulta
constante por parte de los auditores, por lo tanto su acceso o utilización debe
estar normado por la Unidad de Auditoría Interna.
Identificación
de la información, análisis, clasificación, y archivo
Este
proceso deberá delegarse a una persona de la Unidad de Auditoría Interna, quien
realizará sus actividades conforme a los procedimientos que establezca el Jefe
de la misma.
ARCHIVO CORRIENTE
ORGANIZACIÓN
DEL ARCHIVO CORRIENTE
1.
DEFINICIÓN
Es un
legajo que se organizará con los papeles de trabajo elaborados y obtenidos en
la última auditoría practicada, que tienen vigencia de un año, y que sirvieron
de evidencia en la comunicación de información durante el proceso de ejecución
del trabajo y como soporte del informe final de la auditoría.
Asimismo,
estos documentos sirven para una adecuada administración de la ejecución de la
auditoría, y cuando procede, para el trámite de acciones legales y
administrativas.
2.
OBJETIVOS
Ø Facilitar
la administración de todos los documentos que sirvieron de evidencia,
comunicación e información durante la ejecución de la auditoría.
Ø Servir de
apoyo para la planificación de auditorías subsecuentes.
3.
RESPONSABLES
Director
de Auditoría Interna
Debe
velar porque los auditores dispongan de todos los recursos y apoyo para que organicen
el archivo corriente oportuna y técnicamente, de acuerdo a la metodología establecida
en la presente guía.
Supervisor
Debe
velar porque el archivo corriente se cree oportunamente, es decir, desde el
inicio de la auditoría, durante la ejecución del trabajo y hasta su
terminación, de acuerdo a la metodología implementada, ejecutando una labor de
seguimiento oportuno y permanente en todo el proceso de la auditoría.
Auditores
Son
responsables de organizar toda la información y documentación que comprenderá
el archivo corriente en el proceso de la auditoría.
4.
PROCEDIMIENTO
El
archivo corriente se debe estructurar de la forma siguiente:
Estructura
La
siguiente estructura básica, no es limitativa, sino por el contrario, es indicativa,
por lo tanto, el contenido final de cada archivo dependerá entre otros
aspectos, de las necesidades de información, comunicación, evidencia y otros
durante la ejecución de la auditoría.
La
estructura básica del archivo corriente es la siguiente:
Ø Planificación
Ø Informe
Ø Acciones
legales
Ø Administrativo
4.1.2 El
contenido básico del archivo corriente es el siguiente:
Ø Carátula
Ø Contenido (Índice)
Ø Planificación
En esta
área se deben archivar todos aquellos papeles, documentos y otros que sirvieron
de base para planificar la auditoría, que como mínimo debe incluir lo
siguiente:
Ø Papeles
de Trabajo que sirvieron para la elaboración del memorando de planificación.
ü Familiarización
ü Programa
para realizar la visita preliminar
ü Evaluación
preliminar del control interno
ü Evaluación
aspectos legales, normativos y reglamentarios
Ø Memorando
de Planificación Específica
Ø Programas
de auditoría.
Ø Cuestionarios
de control interno
Informe
En esta
área se deben archivar todos los documentos relacionados con el informe, de la siguiente
manera:
Ø Resumen
Gerencial
Ø Informe
Final de la auditoría debidamente referenciado a papeles de trabajo.
Ø Borradores
del Informe, con evidencia de revisión por el Supervisor, y Director de
Auditoría (tantas copias, como fueran necesarias de acuerdo al proceso de
revisión)
Acciones
Legales
En esta
área se deben archivar todos los documentos que originaron alguna acción legal
o administrativa derivada de la auditoría, siendo los siguientes:
Ø Actas
suscritas
Ø Solicitudes
de Sanciones
Ø Denuncias
Ø Otros
Administrativo
En esta
área se debe archivar toda la documentación que sirvió para la obtención de evidencias
y comunicación entre el equipo de auditoría y la entidad auditada, tales como: correspondencia
interna y externa, confirmación con terceros, etc., de la siguiente manera:
Ø Nombramientos
del personal asignado a la auditoría
Ø Carta de
Representación (salvaguarda)
Ø Hoja de pendientes
Ø Hojas de
revisión de papeles de trabajo
Ø Estados
financieros de la entidad
Ø Comentarios
de la administración
Ø Correspondencia
interna, por áreas o cuentas examinadas.
Ø Correspondencia
externa, por áreas o cuentas examinadas.
Ø Copias de
confirmaciones efectuadas en la auditoría, por áreas y cuentas examinadas.
Ø Copias de
reportes, integraciones, estados de cuenta bancarios, y otros documentos que sirvieron
para la obtención de evidencias, selección de muestras y para efectuar otras pruebas
en la auditoría. (por áreas y cuentas examinadas)
Ø Otros
Estructura
Física del Archivo Corriente
Acceso y
utilización
El
archivo corriente es una de las principales fuentes de evidencia y de consulta
constante por parte de los auditores, durante la ejecución de la auditoría, por
lo tanto, su acceso o utilización debe estar normado, por el Director de
Auditoría Interna.
Identificación
de la información, análisis, clasificación y archivo
Este
proceso deberá delegarse a una persona de la Unidad de Auditoría Interna, quien
realizará sus actividades conforme a los procedimientos que establezca el Jefe
de la misma.
AI-ET-M12
MODELO DE CONFIRMACIONES A TERCEROS
(Utilizar papel embretado de la entidad auditada)
Lugar y fecha……………….
Señores:
(Nombre
de la Entidad –Organismo Internac., Descentralizada, Municipalidad, ONG, etc.-)
(Dirección)
Estimados
señores:
La Unidad
de Auditoría Interna, está llevando a cabo el examen de (nuestra ejecución del presupuesto
de ingresos y egresos, estados financieros, u otro informe dependiendo del tipo
de auditoría por el período comprendido del…. al……..)
Les
agradeceremos se sirvan confirmarles directamente a la Unidad de Auditoría
Interna,
la siguiente información:
En esta
parte de la confirmación se debe detallar toda la información que se necesite confirmar
para efectuar el examen de la cuenta, rubro, renglón, préstamo, donación, fideicomiso,
aporte constitucional, transferencia, los que pueden incluir aspectos relacionados
con:
ü Saldos
ü Aportes
ü Número
que identifica el préstamo, donación, fideicomiso, etc.
ü Fechas
ü Tasas de
interés
ü Gravámenes
ü Litigios
ü Aspectos
técnicos
ü Etc.
Toda
confirmación que se solicite debe indicarse la fecha a que se requiere.
ü A la
fecha de cierre del ejercicio fiscal
ü A una
fecha antes del cierre del ejercicio fiscal, (si esta confirmación se efectúa
en la auditoría interina)
ü Por un
período específico, (del --- al)
ü Etc.
Atentamente,
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