SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES

SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES

1. DEFINICIÓN

Es el conjunto de acciones desarrolladas por la Contraloría General de Cuentas, para evaluar la forma en que las entidades públicas han cumplido con la implantación de las recomendaciones emitidas como resultado de las auditorías realizadas, así como la verificación de los beneficios o resultados obtenidos.

2. OBJETIVO

Asegurar que se ha cumplido oportunamente con la implantación de las recomendaciones.

Asegurar que se aplicaron las acciones correctivas (legales o administrativas) según los acuerdos establecidos en la fase de discusión de los informes, para que se mejoren los procesos, controles y operaciones de las entidades.

3. RESPONSABLES

El proceso de seguimiento de las recomendaciones es responsabilidad de:

Autoridades superiores de las entidades

Ø  Deben aprobar en el Plan Anual de Auditoría, las políticas para el seguimiento de las recomendaciones emitidas como resultado de las auditorías realizadas, por la Unidad de Auditoría Interna, por la Contraloría General de Cuentas y por firmas privadas de auditoría contratadas por ésta.

Ø  Atender oportunamente la comunicación del Director de Auditoría Interna y Director de Auditoría Gubernamental de la Contraloría General de cuentas y su personal, en los casos de incumplimiento en la implementación de las recomendaciones, por parte de los entes auditados, con el propósito de aplicar las sanciones correspondientes.

Director de Auditoría Interna

Ø  Debe velar porque en las planificaciones específicas, se incluya el proceso de seguimiento a las recomendaciones.

Ø  Debe revisar periódica y conjuntamente con el supervisor, el estado actual de la labor de seguimiento de las recomendaciones de acuerdo al Plan Anual de Auditoría.

Ø  Verificar que las sanciones por incumplimiento en la implantación de las recomendaciones y por acciones correctivas (legales y administrativas), se estén ejecutando de acuerdo a la normativa correspondiente.

Ø  Evaluar e informar a las autoridades superiores de la entidad y de la Contraloría General de Cuentas, los resultados obtenidos por las entidades, relativas a las acciones correctivas adoptadas.

Ø  Velar porque la implantación de las recomendaciones se haga en el tiempo acordado con las entidades auditadas.

Ø  Velar porque los auditores cumplan con incluir dentro de la planificación específica, el proceso de seguimiento de las recomendaciones que se han emitido como resultado de las auditorías realizadas.

Supervisores

Ø  Incluir en las planificaciones específicas, como parte del alcance de la auditoría, el proceso de seguimiento de las recomendaciones.

Ø  Revisar periódica y conjuntamente con el Director de Auditoría, el estado actual de la labor de seguimiento de las recomendaciones de acuerdo al Plan Anual de Auditoria y a la planificación específica.

Ø  Verificar durante la ejecución de las auditorías, que el proceso de seguimiento de las recomendaciones se esté ejecutando de acuerdo a lo planificado.

Ø  Servir de apoyo y enlace entre los auditores, el Director de Auditoría y los fiscalizados, para que estos últimos cumplan las recomendaciones.

Auditores

Ø  Ejecutar el trabajo necesario para obtener la evidencia necesaria que demuestre objetivamente el cumplimiento de las recomendaciones.

Ø  Elaborar los informes correspondientes relativos a los resultados obtenidos como producto del seguimiento de las recomendaciones.

Ø  Solicitar a través del Director de Auditoría, la imposición de las sanciones que correspondan en casos de incumplimiento de las recomendaciones.

4. IMPORTANCIA

Las recomendaciones promueven la toma de decisiones importantes, para ejercer un mejor control de las operaciones administrativas y financieras de un ente público, con el fin de contribuir al logro de los objetivos institucionales, ya que a partir de la identificación de las causas de las deficiencias o irregularidades detectadas, se plantean las sugerencias apropiadas para que no vuelvan a suceder, así como a prevenir su ocurrencia, las cuales van dirigidas a la  personas que en virtud de sus funciones y responsabilidades deben de velar por el cumplimiento de las normas, leyes, políticas y otras regulaciones a que esté sujeto el ente público.

5. PROCEDIMIENTO

Programación

El seguimiento de las recomendaciones, debe programarse en el Plan Anual de Auditoría, como una actividad permanente. Para que el seguimiento sea oportuno, debe programarse conforme se vence el tiempo que se ha concedido para su implementación, y no esperar hasta que se realice la siguiente auditoría, ya que esta práctica puede resultar poco efectiva si los exámenes subsiguientes se demoran más de un año. Sin embargo, cada vez que se realice una auditoría, deberá verificarse e informar el estado actual de las recomendaciones que no se hayan cumplido, por lo que se debe incluir también en las planificaciones específicas.

Control de Plazos

Con base en la fecha que se oficializa la entrega del informe de auditoría, distribuido en la forma establecida en las Normas de Auditoría Interna Gubernamental, se inicia el seguimiento del cumplimiento de las recomendaciones incluidas en el mismo, ya que a partir de esta fecha se computan los plazos previamente acordados, por lo que tanto, las Unidades de Auditoría Interna UDAI´S, como la Contraloría General de Cuentas, deberán llevar un estricto control de las fechas, y asegurarse que el informe sea del conocimiento de los funcionarios y responsables a quienes se dirige.

Registro de recomendaciones

Ø  Tanto en la Contraloría General de Cuentas, como en las Unidades de Auditoría Interna UDAI´S, se debe llevar un Registro de Recomendaciones.

Ø  Para el registro de las recomendaciones deberá utilizarse el formulario que se muestra en el anexo No. 1, el cual debe llenarse por cada auditoría realizada y se archivará por entidad auditada, el mismo tiene las siguientes secciones:

ü  Información general

ü  Registro de recomendaciones

ü  Número: (No

ü  Recomendación

ü  Días plazo

ü  Fecha

ü  Responsable

Designación del personal para la evaluación

El Supervisor, dentro de la Planificación Específica debe designar a los auditores que serán los responsables de efectuar el seguimiento de las recomendaciones, con base en los vencimientos reflejados en el cuadro anterior. Las personas designadas deben poseer experiencia suficiente y criterio amplio para realizar este tipo de evaluaciones, que sean capaces de emitir juicios y arribar a conclusiones objetivas que promuevan los cambios propuestos.

Proceso de evaluación

Ø  Esta fase dentro de la ejecución de la auditoría es particularmente importante para un efectivo seguimiento de las recomendaciones, ya que promueve o facilita el cumplimiento de las mismas.

Ø  En algunas oportunidades, las recomendaciones se dan a conocer durante el proceso de la auditoría, por lo que el seguimiento de las mismas, si es posible, debe realizarse también en dicho proceso, de lo contrario se hará según corresponda en la programación que se elabore.

Ø  Para cada una de las recomendaciones, debe obtenerse la información o evidencia, que demuestre la forma en que se han implantado y los resultados o beneficios obtenidos, en ese sentido, debe hacerse una comparación entre la situación que prevalecía antes de la implantación de la recomendación y la actual, que demuestre en forma clara y objetiva en qué medida se han alcanzado dichos beneficios, preferentemente cualificados o cuantificados.

Ø  Los beneficios de la implantación de las recomendaciones también deben tener un efecto sobre el logro de los objetivos y metas institucionales, así como en los indicadores de gestión establecidos por la misma entidad, para promover su eficiencia operativa.

Informe Seguimiento

El supervisor debe incluir en la planificación específica, como parte de la evaluación al seguimiento de las recomendaciones, examinar el Informe de seguimiento que el auditor haya elaborado, con el objeto de evaluar los resultados del trabajo efectuado sobre el cumplimiento de las recomendaciones, Este informe contendrá las secciones siguientes (ver contenido en anexo No.2 adjunto):

Información general

Entidad, unidad administrativa, tipo de auditoría número de informe, fecha de evaluación y auditor asignado.

Resumen de recomendaciones

Esta sección resume el estado de las recomendaciones emitidas en tres grupos: Implementadas, en proceso e incumplidas, expresadas en cifras absolutas y relativas.

Resultados o beneficios de las recomendaciones cumplidas

En esta sección deben detallarse las recomendaciones cumplidas, así como los resultados o beneficios obtenidos por la unidad administrativa, la entidad, los usuarios, etc. respecto a las acciones llevadas a cabo como parte de la aplicación de las recomendaciones.

Causas y efectos de las recomendaciones incumplidas

Como parte del seguimiento, es necesario establecer las causas por las que algunas recomendaciones no han sido cumplidas. Igual que en la fase del desarrollo de hallazgos, el auditor debe asegurarse que las causas del incumplimiento son reales, porque de ello dependerán las acciones subsiguientes que deben tomarse.

Asimismo, debe estimarse, de ser posible en términos cuantitativos, el efecto que ha producido en la entidad el hecho de que no se hayan adoptado las acciones correctivas oportunamente.

Informes de la Contraloría General de Cuentas

Con base en la información recabada de las Unidades de Auditoría Interna como de la propia Contraloría, el Contralor General de Cuentas Promoverá a nivel superior (reuniones con ministros, juntas directivas, gerentes etc.) las acciones correspondientes con el fin de que se cumpla el 100% de las recomendaciones emitidas.

Asimismo, en los informes que deben presentarse al Congreso de la República, el Contralor General de Cuentas incluirá lo relativo al cumplimiento de las recomendaciones emitidas, haciendo referencia, a nivel institucional, (ministerios y otras entidades), del cumplimiento de las mismas y los resultados obtenidos, así como las recomendaciones incumplidas y los riesgos o efectos potenciales que esta situación tiene sobre la calidad y solidez del control interno y en los objetivos institucionales.

ANEXOS