PROGRAMAS DE AUDITORÍA
1.
DEFINICIÓN
Es el
compendio ordenado y clasificado de los procedimientos de auditoría que se han
de utilizar, la extensión y la oportunidad en que se han de aplicar, en los
trabajos de auditoría establecidos por área o cuenta en el Memorando de Planificación
Específica.
2.
OBJETIVO
Proveer a
los auditores internos las herramientas técnicas que les permitan:
Desarrollar
el trabajo con base en procedimientos específicos para alcanzar los objetivos previstos.
Guiar la
aplicación de las técnicas y los procedimientos de auditoría hacia la obtención
de evidencia suficiente, competente y pertinente.
Asegurar
la aplicación de los procedimientos mínimos, para alcanzar el grado requerido
de calidad de la auditoría.
3. RESPONSABLES
En el
proceso de elaboración de programas de auditoría deben intervenir:
3.1
Encargado
Es
responsable de:
Ø Elaborar
un programa de auditoría por área o cuenta, de acuerdo al memorando de planificación.
Ø Elaborar
los programas de acuerdo al formato establecido en el manual de auditoría gubernamental.
Ø Definir
claramente los objetivos, alcances y selección de la muestra de acuerdo al memorando
de planificación.
Ø Definir
clara y técnicamente los procedimientos para ejecutar un trabajo de auditoría profesional,
que permita alcanzar los objetivos definidos.
Ø Elaborar
los programas de auditoría oportunamente, para que estos se apliquen en la ejecución
del trabajo de acuerdo al cronograma de actividades.
Ø Someter
los programas para su revisión y aprobación al supervisor.
Ø Tomar en
cuenta las sugerencias de los auditores gubernamentales, las solicitudes de las
autoridades superiores de la Contraloría General de Cuentas, del supervisor y
de acuerdo a su criterio profesional, para efectuar ajustes y modificaciones a
los programas de auditoría.
Ø Asegurar
la confidencialidad de los programas de auditoría y que estén debidamente protegidos.
3.2
Supervisor
Es
responsable de:
Ø Elaborar
un programa de auditoría por área o cuenta, de acuerdo al memorando de planificación.
Ø Elaborar
los programas de acuerdo al formato establecido en el manual de auditoría
interna gubernamental.
Ø Definir
claramente los objetivos, alcances y selección de la muestra de acuerdo al memorando
de planificación.
Ø Definir
clara y técnicamente los procedimientos para ejecutar un trabajo de auditoría profesional,
que permita alcanzar los objetivos definidos.
Ø Elaborar
los programas de auditoría oportunamente, para que estos se apliquen en la ejecución
del trabajo de acuerdo al cronograma de actividades.
Ø Revisar y
aprobar el programa de auditoría para garantizar que se incluyen los procedimientos
suficientes, que permitan alcanzar los objetivos planificados para cada área o
cuenta a examinar.
Ø Revisar
con criterio profesional los ajustes o modificaciones que se les hagan a los
programas para su autorización.
3.3
Auditores
Son
responsables de:
Ø Participar
cuando se les requiera, en la elaboración de los programas de auditoría, con
base en los lineamientos establecidos.
Ø Participar
cuando se les requiera, en los ajustes o modificaciones de los programas de
auditoría, con base en los lineamientos establecidos.
Ø Asegurar
la confidencialidad de los programas de auditoría y que estén debidamente protegidos.
3.4 Los
Responsables de las áreas o cuentas a evaluar
Son
responsables de proporcionar todas las facilidades para elaborar los programas,
incluyendo la información y aclaraciones necesarias que los auditores internos
requieran para la elaboración de los procedimientos de auditoría.
4. PROCEDIMIENTOS
La
elaboración de programas de auditoría, como parte del proceso de la
planificación específica, se inicia a partir de la elaboración del memorando de
planificación, de acuerdo a las áreas o cuentas seleccionadas y conforme a la siguiente
estructura:
4.1
Definición:
Comprende
la descripción del área o cuenta a examinar, de acuerdo a la definición que puede
estar contenida en el manual de clasificaciones presupuestarias, manual
contable, organización de la entidad, ley, reglamento, etc.
4.2 Objetivos
Comprende los objetivos específicos que se espera alcanzar en la
auditoría, para cada área o cuenta definida en el memorando de planificación.
4.3
Selección de técnicas y procedimientos
Es el
medio fundamental a través del cual se planifica la obtención de evidencia
suficiente, competente y pertinente como base para emitir el informe de
auditoría; su selección debe fundamentarse en los siguientes aspectos:
4.3.1
Alcance
Aquí se
debe delimitar el trabajo a desarrollar, para alcanzar los objetivos
específicos definidos en el Programa de Auditoría. El alcance puede referirse
al, o los períodos revisar, los sistemas, procesos, actividades, cuentas,
renglones de gasto o rubros de ingresos, etc.
Para
determinar con claridad la responsabilidad del auditor en la aplicación de los
procedimientos de auditoría.
4.3.2
Selección de la muestra
ü De
acuerdo al alcance definido, aquí se hace mención del criterio seguido para la selección
de la muestra, recomendándose se efectúe en una cédula de trabajo por aparte,
en la cual se incluye el criterio y cálculos y fuentes de evidencia que se utilizaron
para su selección y en el Programa hacer referencia a ésta cédula.
4.3.3
Trabajo a Desarrollar
Aquí se
definen las técnicas y procedimientos de auditoría a seguir para ejecutar el
trabajo del área o cuenta bajo examen. Para describir esta parte del programa
se debe tomar en cuenta lo siguiente:
ü Necesidad
y fuentes para la obtención de evidencia (Información financiera, leyes, reglamentos,
normas, manuales, organigramas, confirmaciones, circularizaciones, contratos,
convenios, documentos, etc.) que servirá para su análisis, verificaciones, etc.
ü Claridad
de las instrucciones. Se procede a detallar paso por paso qué trabajo se debe efectuar
por medio de las pruebas de auditoría, que permitirán obtener evidencia
suficiente, competente y pertinente para satisfacernos sobre la razonabilidad
del área o cuenta bajo examen, con un alto grado de confiabilidad y así
concluir y opinar, de acuerdo a los objetivos de la auditoría.
4.3.4
Fechas y Firmas de Responsabilidad
El
Programa de Auditoría debe llevar firma y fecha de realizada la prueba o examen
(del auditor interno), firma y fecha de revisados los papeles de
trabajo, (por el Supervisor) y aprobación (por el Supervisor) previo a
iniciar las pruebas.
Una vez
aprobado el Programa de Auditoria, debe ser entregado a los auditores internos para
ejecutar el trabajo de acuerdo a la distribución de las áreas o cuentas a
examinar o evaluar.
4.3.5
SUPUESTOS BÁSICOS PARA LA DEFINICIÓN DE TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA SUPUESTOS
BÁSICOS COMPROBACIÓN
Redacción
de procedimientos: Son la parte medular de los programas y consisten en un conjunto
de instrucciones detalladas, que en forma secuencial y obligatoria deben
ejecutarse para cumplir los objetivos de la auditoría.
Para
que los procedimientos de auditoría sean realmente la guía de trabajo que deben
seguir los auditores, y que su aplicación contribuya a obtener la evidencia necesaria,
su redacción debe incluir la ejecución de pruebas de cumplimiento y
sustantivas.
A
través de las pruebas de cumplimiento se obtiene evidencia sobre la existencia
y funcionamiento de los procedimientos de control interno definidos por la
entidad, con base en las Normas Generales de Control Interno emitidas por la Contraloría
General de Cuentas, y las necesidades propias de las autoridades superiores,
como responsables por la implantación y mantenimiento del ambiente y estructura
de control interno.
Por
medio de las pruebas sustantivas, se valida la confiabilidad de la información
que genera el sistema, que se refleja en los estados de ejecución presupuestaria
y estados financieros, por medio de la verificación del movimiento de las
transacciones y pruebas de saldos.
La
combinación de la aplicación de ambas pruebas, dependerá básicamente de la confiabilidad
que los auditores otorguen a los procedimientos de control interno de la
entidad (riesgo de control), así como de la susceptibilidad del área sujeta a
evaluación a malos manejos. (Riesgo inherente).
La
interacción de estos elementos se presenta en el siguiente proceso:
El
programa de auditoría contendrá la siguiente estructura básica:
5.1
Encabezado
Ø Identificación
de la entidad
Ø Índice
(P/A) colocado en la esquina superior derecha
Ø Identificación
del documento PROGRAMA DE AUDITORIA
Ø Tipo de
auditoría
Ø Área o
cuenta a examinar
Ø Período a
examinar
Ø No.:
Identifica un número correlativo que se debe seguir de acuerdo al cuerpo del
programa.
Ø Descripción:
Es básicamente el contenido del cuerpo del programa.
Ø Ref. P/T
Sirve para hacer referencia a los papeles de trabajo en donde se encuentra el trabajo
efectuado, según el procedimiento indicado en el programa.
Ø Hecho
por: Conforme el auditor interno va concluyendo cada prueba de acuerdo a los procedimientos
indicados en el programa, debe firmar en este espacio.
Ø Fecha: El
auditor interno debe anotar la fecha en que ha concluido la prueba, simultáneamente
después de haber firmado de hecho por.
Ø Revisado
por: El Supervisor debe firmar como evidencia de revisado cada paso del programa
Ø Fecha: El
Supervisor debe anotar la fecha en que efectuó la revisión.
6.
CAMBIOS Y AJUSTES A LOS PROGRAMAS
Los
programas de auditoría pueden ser modificados durante el proceso de la
auditoría, atendiendo a las siguientes causas:
Ø Por
iniciativa del supervisor, con base en la revisión y el avance del programa.
Ø Por
solicitud de las máximas autoridades de la institución.
Ø Por
cambios en el personal clave de la entidad.
Ø Por la
ocurrencia de posibles eventualidades.
Ø Por
iniciativa del auditor.
La
necesidad de estos cambios debe de documentarse, justificarse y someterlos a conocimiento
y aprobación del supervisor y Director de Auditoría Interna.
7.
ARCHIVO
La Unidad
de Auditoría Interna resguardará los programas de auditoría en forma adecuada, en
la base de datos documental de la institución, así como para mantener la debida
confidencialidad.
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