PLANIFICACION ESPECIFICA

PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA

1. DEFINICIÓN

La Planificación Especifica, es el desarrollo de una estrategia para la ejecución del trabajo de la Auditoría Interna Gubernamental, con el fin de asegurar que el auditor interno gubernamental cuente con un adecuado y oportuno conocimiento y comprensión de la entidad por auditar en cuanto a sus objetivos, organización, actividades, sistemas de control e información y factores económicos, sociales y legales que afectan a la entidad, lo cual permitirá evaluar el nivel de riesgo de la auditoría, así como determinar y programar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría a aplicar de acuerdo con las Normas de Auditoría Interna Gubernamental.

2. OBJETIVOS

ü  Definir con toda claridad el trabajo a realizar y las metas a alcanzar

ü  Determinar prioridades, el tiempo y los recursos que se consideren necesarios para ejecutar la auditoría

ü  Proporcionar una guía de cómo realizar la auditoría

ü  Facilitar el control sobre la realización de la auditoría

ü  Cumplir adecuadamente con las Normas de Auditoría interna Gubernamental.

3. RESPONSABLES

Toda Planificación tiene un proceso, el cual comprende: elaboración, modificación, revisión, autorización y aprobación, y los responsables de cada proceso son:

  Proceso                               Responsable

Elaboración                 Supervisor y Encargado

Modificación                Supervisor y Encargado

Revisión                      Supervisor

Autorización                Director/Subdirector de Auditoría Interna Gubernamental

Aprobación                  Director de Auditoría Interna Gubernamental

4. PROCEDIMIENTOS

Para la adecuada y oportuna planificación de la auditoría interna gubernamental, se deben seguir los siguientes procedimientos:

4.1 FAMILIARIZACIÓN

Comprende el conocimiento general de la entidad a auditar en cuanto a sus objetivos, su organización, sus actividades, sistemas de control e información y factores económicos, sociales y legales que la afectan. Para llevar a cabo esta actividad, se deben realizar los siguientes procedimientos:

4.1.1 Revisión del Archivo Permanente

Se debe efectuar una revisión al archivo permanente para familiarizarse con la organización, control interno, contratos, convenios, leyes, normas y reglamentos aplicables, que estén vigentes para el período a examinar.

4.1.2 Revisión del Archivo Corriente

Se debe efectuar esta revisión con el objeto de examinar el informe de la auditoría anterior, correspondencia emitida y la hoja de pendientes, para evaluar y tomar en cuenta los hallazgos más importantes y otros aspectos que puedan servir de criterio para definir los alcances de la auditoría que se está planificando.

4.1.3 Visita Preliminar

Se debe efectuar una visita preliminar a la entidad a auditar, con el objeto de solicitar información y documentación (financiera, legal, manuales, etc.), que servirá de base para la planificación. Esta visita se debe hacer con personal responsable de las principales áreas de la entidad, dependiendo de la cobertura de la auditoría (Tesorería, Presupuesto, Finanzas –UDAF-, Contabilidad, Compras, Almacén, Recursos Humanos, Informática, etc.)

4.1.4 Papeles de Trabajo

Para dejar constancia del trabajo efectuado en la visita preliminar, se deben elaborar papeles de trabajo.

4.2 EVALUACIÓN PRELIMINAR DEL CONTROL INTERNO

Como resultado de la visita preliminar, y para establecer el grado de eficiencia y efectividad en la salvaguarda de los recursos de la entidad a auditar, la confiabilidad de la información financiera, técnica y administrativa, así como de los procesos operacionales a los cuales han sido sometidas las transacciones, se debe efectuar una revisión y análisis preliminar del control interno.

La evaluación preliminar del control interno, es un procedimiento necesario para identificar posibles áreas críticas, y definir la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría, para lo cual se debe seguir el siguiente procedimiento:

4.2.1 Medios de Evaluación

Ø  Cuestionarios de Control Interno Consisten en el empleo de cuestionarios previamente elaborados por el auditor, los cuales incluyen preguntas sobre los aspectos básicos de la organización, operación, proceso u otro tipo de control o registró a evaluar.

Ø  Flujogramación del Control Interno

Consiste en la esquematización de la organización, operación, proceso u otro tipo de control y registro a evaluar. Este medio de evaluación proporciona una imagen de las operaciones, mostrando su naturaleza, secuencia de los procesos, división de responsabilidades, fuentes y distribución de documentos, tipos y situación de los registros y archivos.

Ø  Narración de Procedimientos

Consiste en la explicación por escrito de los procedimientos seguidos en la ejecución de las operaciones sujetas a revisión.

Ø  Otros

De acuerdo a la naturaleza de las operaciones y antecedentes del ente público, se podrá utilizar una combinación de los medios descritos en los puntos anteriores.

4.2.2 Posibles Áreas Críticas

Como resultado de la evaluación preliminar del control interno, se deberán identificar posibles áreas críticas, que servirán de base para determinar el alcance de la auditoría y la naturaleza y oportunidad de los procedimientos de auditoría que se aplicarán, para optimizar el uso de los recursos y alcanzar los objetivos previstos.

4.3 MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN

En este documento se resume el resultado del proceso de la familiarización y evaluación preliminar del control interno, definiendo los criterios a ser utilizados por el auditor interno gubernamental, que servirán de base para definir los antecedentes generales más importantes de la entidad a auditar, aspectos legales, normativos y reglamentarios que le son aplicables, condiciones para efectuar la auditoría, objetivos, alcance del trabajo y la estimación de recursos y tiempo necesarios.

El Memorando de Planificación, debe elaborarse de acuerdo a la siguiente estructura:

4.3.1 Estructura

Ø  Carátula

Ø  Contenido

Ø  Antecedentes

Ø  Leyes, normas, reglamentos y otros aspectos legales aplicables

Ø  Condiciones para efectuar la auditoría

Ø  Áreas Críticas y Evaluación de Factores de Riesgo

Ø  Objetivos

Ø  Alcance

Ø  Recursos

Ø  Criterio de Selección de Muestras

Ø  Informes que se presentarán

Ø  Cronograma de Actividades

4.3.2 Contenido del Memorando de Planificación

Ø  Contenido de la carátula

ü  Identificación de la Unidad de Auditoría Interna

ü  Nombre del documento -MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN-

ü  Identificación de la Entidad a auditar (identificación completa)

ü  Tipo de Auditoría

ü  Período a examinar

ü  Fecha: Guatemala, (mes), (año)

Ø  Contenido

Aquí se debe indicar en que número de página se localiza el contenido del memorando.

Ø  Antecedentes

Aquí se deben detallar los aspectos generales más importantes de la entidad a auditar, siendo estos aspectos, entre otros los siguientes:

ü  Origen y objeto de la entidad

ü  Función o gestión principal de la entidad

ü  Organización (en base a su ley orgánica, contrato de fideicomiso, u otra base legal por la cual fue constituida)

ü  En forma resumida la ejecución de su gestión financiera, (presupuesto, estados financieros) gestión (resultados operativos), etc.

ü  Otros antecedentes relevantes e importantes que puedan servir de base para definir los objetivos y alcance de la auditoría.

Ø  Leyes, normas, reglamentos y otros aspectos legales aplicables

Aquí se deben detallar las leyes, normas, reglamentos y otros aspectos que le son aplicables a la entidad, que serán objeto de análisis para verificar si la entidad ha efectuado sus registros de ingresos, egresos, evaluación de controles internos, de personal, técnicos, etc. de acuerdo a esos aspectos legales.

Ø  Condiciones para efectuar la auditoría

Derivado del proceso de la familiarización, el auditor interno gubernamental debe fundamentar los criterios que le permitirán concluir si la entidad es susceptible de ser auditada o no. Por lo tanto, en esta sección se deben indicar los criterios observados para sustentar esta conclusión.

Áreas Críticas y Evaluación de Factores de Riesgo

Si derivado del proceso de la familiarización, el Supervisor y el auditor interno gubernamental, detectan áreas críticas, que puedan convertirse en factores de riesgo que presenten eventualmente algunas limitaciones, que hagan imposible obtener un grado razonable de confiabilidad sobre la dirección, control  registro, información financiera, cumplimiento de aspectos legales, técnicos, etc., para ejecutar la auditoría, éstos deben ser objeto de un análisis más extensivo en la ejecución del trabajo de auditoría, y por lo tanto, debe hacerse referencia a los mismos en esta sección, identificándolos como niveles de riesgo, de la siguiente manera: Riesgo Inherente y Riesgo de Control.

Ø  Riesgo Inherente: Se refiere a la posibilidad de que existan errores importantes en una transacción específica dentro de un registro, una información financiera (cuenta, saldo, o grupo de transacciones), un proceso, etc. sin considerar la eficacia de los procedimientos de control de la entidad.

Ø  Riesgo de Control: Se refiere a la incapacidad de los controles internos de la entidad para identificar y prevenir la ocurrencia de errores o irregularidades importantes en las operaciones. Las posibles causas pueden ser: inexistencia de controles, controles internos deficientes, función deficiente de la auditoría interna, inobservancia de procedimientos de control, alta rotación del personal, ausencia de programas de capacitación continua, deficiente política de contratación del personal, inexistencia de una política de inducción al personal de nuevo ingreso, etc.

Objetivos

Con base en el resultado de la familiarización, evaluación preliminar del control interno y a la definición de las áreas críticas, se definen los objetivos que se desean alcanzar en la auditoría, debiendo clasificarlos en objetivos generales y específicos.

Alcance

Con base en los objetivos y áreas críticas definidas, en esta sección se debe indicar el alcance del trabajo a efectuar, el cual debe reflejar claramente lo que se va a examinar de acuerdo al tipo de auditoría, y al siguiente esquema:

ü  Período a examinar

ü  Selección de las áreas y cuentas a examinar.

ü  Evaluación del control interno en las áreas seleccionadas.

ü  Revisión del cumplimiento de los aspectos legales, normativos y reglamentarios aplicables a la entidad.

ü  Revisión de la veracidad, razonabilidad e integridad de la información financiera y operacional.

ü  Verificación de la existencia de los activos y pasivos, y de las medidas para su salvaguarda.

ü  Verificación de las operaciones de la entidad, si están siendo desarrolladas para cumplir con sus objetivos.

ü  De acuerdo al tipo y alcance de la auditoría, se debe definir la necesidad de contar con la opinión, en ciertas áreas, de otros profesionales o disciplinas.

Criterios de Selección de Muestras

Con base en las áreas críticas y alcance definidos, en esta sección se deben indicar los criterios que servirán de base para seleccionar las muestras en cada área o cuenta a examinar.

Cronograma de Actividades

Con base en las áreas o cuentas a examinar y el alcance del trabajo, se debe asignar el personal, y preparar un cronograma que debe incluir:

ü  Tiempo que durará la auditoría

ü  Personal asignado a cada área o cuenta a examinar

ü  Tiempo asignado a cada área o cuenta a examinar

4.4 PROGRAMAS DE AUDITORÍA

El Programa de Auditoría es una relación ordenada de procedimientos que deben ser aplicados en la ejecución de la auditoría, con el fin de obtener la evidencia suficiente, competente y pertinente que permita alcanzar los objetivos establecidos en la planificación específica. El programa de auditoría, ayuda a desarrollar el trabajo con pasos específicos para alcanzar los objetivos planteados, sirve de guía en la aplicación de los procedimientos de auditoría y en la obtención de evidencia, asimismo, asegura la aplicación de los procedimientos mínimos, para alcanzar el grado requerido de calidad de la auditoría.

Para cada auditoría, deben prepararse programas específicos o a la medida, que incluyan objetivos y procedimientos aplicables a las muestras establecidas.

5. SUPERVISIÓN

La ejecución de la auditoría gubernamental, debe ser apropiadamente supervisada a efecto de orientar y evaluar permanentemente las actividades del encargado y de los auditores internos gubernamentales, para asegurar la calidad técnica y profesional del trabajo y cumplir con los objetivos propuestos, de manera eficiente, efectiva y económica.