CARTA DE REPRESENTACIÓN
1.
DEFINICIÓN
La Carta
de Representación, es el documento por el cual la autoridad superior de la
entidad auditada, reconoce haber puesto a disposición del auditor la información
requerida, así como cualquier hecho significativo ocurrido durante el período
bajo examen y hasta la fecha de terminación del trabajo de campo.
2.
OBJETIVO
La Carta
de Representación tiene como objetivo, obtener de la autoridad superior de la
entidad auditada, evidencia escrita para corroborar la veracidad y confiabilidad
de la información proporcionada, así como que durante el proceso de la
auditoría:
Ø Toda la
información requerida fue presentada a los auditores
Ø Todo
hecho significativo ocurrido fue informado oportunamente.
3.
RESPONSABLES
Director
de Auditoría Interna
Debe
velar porque en la planificación específica de cada auditoría, se incluya como
procedimiento, la obtención de la carta de representación, para cumplir con las
Normas de Auditoría Gubernamental.
Supervisor
Es
responsable de asegurar que la carta de representación se obtenga al finalizar
el trabajo de campo de la auditoría, o en otra fecha intermedia, para requerir
información específica sobre un asunto en particular, de acuerdo al modelo
establecido en la presente guía.
Asimismo,
debe coordinar con el personal enlace de la entidad auditada, para que la carta
de representación se obtenga oportunamente
Auditor
interno
Es
responsable de elaborar la carta de representación y apoyar al supervisor, para
que se obtenga oportunamente.
4.
PROCEDIMIENTO
De
acuerdo a las Normas de Auditoría Interna, el auditor debe obtener una carta de
representación de la autoridad superior de la entidad auditada, a fin de corroborar
la veracidad y confiabilidad de la información proporcionada durante el proceso
de la auditoría. Para un adecuado cumplimiento de la norma, se debe utilizar el
siguiente procedimiento:
Oportunidad
de la carta de representación
Ø El
auditor debe preparar en un tiempo prudencial el borrador de la carta, de
acuerdo al modelo, para que al concluir el trabajo de campo ya se haya
obtenido.
Ø El
borrador de la carta debe prepararse, cuando la ejecución del trabajo lleve un
aproximadamente un noventa por ciento de avance.
Ø La Carta
de Representación debe ser solicitada por escrito a la máxima autoridad de la
entidad auditada, a la cual se debe adjuntar el modelo de la carta.
Ø La
respuesta a la solicitud y la Carta de Representación firmada por la autoridad
superior de la entidad auditada, debe ser dirigida al Supervisor del equipo que
ejecutó el trabajo de auditoría.
Ø La carta
deberá tener la misma fecha del dictamen del auditor.
Forma de
presentación
Ø La Carta
de Representación debe ser elaborada, en papel membretado de la entidad
auditada.
Ø La Carta
de Representación debe ser firmada por la máxima autoridad de la entidad
auditada (Ministro, Junta Directiva, etc.)
Negativa
de la entidad a proporcionar la Carta de Representación
Si la
autoridad superior de la entidad auditada se rehúsa a proporcionar la carta de
representación, dicha situación se debe considerar como una limitación en el
alcance de la auditoría, por lo que el auditor debe evaluar el efecto de la
misma al expresar su opinión.
4.4
Archivo
La Carta
de Representación debe ser archivada en el Archivo Corriente.
Pag. 176
(MODELO DE CARTA DE REPRESENTACIÓN)
Guatemala,
….. de …….de
Licenciado
(Nombre
Completo del Supervisor)
Auditor
Interno
Señor
Auditor:
Según
nuestro leal saber y entender, confirmamos las siguientes informaciones y
opiniones que les suministráramos durante el examen de los (estados
financieros, liquidación del presupuesto de ingresos y egresos, etc.) de
(nombre completo de la entidad auditada) por el período fiscal comprendido del
1 de enero al 31 de diciembre de . . ., con el propósito de expresar una
opinión con respecto a si los (estados financieros, liquidación del presupuesto
de ingresos y egresos, etc.) se presentan razonablemente en todos sus aspectos
importantes, de acuerdo con principios presupuestarios y de contabilidad
utilizados por (la entidad auditada).
1.
Reconocemos nuestra responsabilidad por la presentación razonable del (estados financieros,
liquidación del presupuesto de ingresos y egresos, etc.), correspondiente al
período fiscal comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de . . . , de
acuerdo con principios presupuestarios y de contabilidad utilizados por (la
entidad auditada).
2. Todas
las actas de (asambleas, sesiones del directorio, de junta directiva, consejo,
etc.) y todos los registros contables y su correspondiente documentación, les
han sido facilitados a ustedes. No conocemos la existencia de otras cuentas, operaciones
o convenios significativos, que no estén razonablemente demostrados o
debidamente contabilizados en los registros financieros y contables que amparan
los (estados financieros, liquidación del presupuesto de ingresos y egresos,
etc.).
3.
Desconocemos la existencia de: a) Irregularidades que impliquen a (funcionarios,
miembros del directorio, junta directiva, consejo, etc.) o empleados que tengan
una participación significativa dentro del sistema de control interno o
cualquier irregularidad involucrando a otro personal, que podría incidir
significativamente sobre los (estados financieros, liquidación del presupuesto
de ingresos y egresos, etc.), y b) Inobservancia de las leyes o reglamentos
cuyos efectos deberían ser considerados para la presentación de los estados
financieros.
4. El
(estados financieros, liquidación del presupuesto de ingresos y egresos, etc.),
está libre de errores y omisiones importantes.
Los
puntos del 1 al 4 se pueden considerar aplicables de forma general, y seguidamente
se debe solicitar otro tipo de información que de acuerdo al examen practicado,
para cada entidad, se considere aplicable, por ejemplo:
5. El
(nombre de la entidad) ha cumplido con todas las obligaciones contractuales
establecidas en los convenios suscritos, que pudieran tener un efecto
importante sobre los estados financieros en caso de incumplimiento.
6. Hemos
registrado todas las donaciones de acuerdo a los valores presentados en los
documentos respectivos.
7. De
acuerdo con los lineamientos emitidos por el Ministerio de Finanzas Públicas,
se liquidaron los Fondos Rotativos (Institucional, especial, etc.), aplicando
los procedimientos y normas aprobadas.
8. etc.
9. No
conocemos la existencia de acontecimientos producidos con posterioridad al cierre
contable y hasta la fecha, que hayan provocado o que exista la probabilidad de
que afecten materialmente la situación (patrimonial, financiera, presupuestaria,
etc.) de (la entidad auditada).
Adicionalmente
debe incluir información no contemplada en los incisos anteriores y que pueda
ser importante conocer para una adecuada interpretación del (estados
financieros, liquidación del presupuesto de ingresos y egresos, etc.).
Atentamente,
Firma o Firmas de la Máxima Autoridad
Nota: El
contenido de la información solicitada por el auditor, por medio de la carta de
representación, variará de una entidad a otra, de un período a otro y de una auditoría
a otra, por lo que el contenido de este modelo no debe entenderse que es de
aplicación generalizada, dependerá del criterio del auditor y de las
necesidades de obtención de evidencia adicional para soportar apropiadamente el
trabajo de auditoría.
Si la
entidad se negara a proporcionar esta carta, esto constituye una limitación en
el alcance del trabajo, cuyos efectos debe evaluar el auditor gubernamental
para emitir una opinión calificada o una abstención, así como otras
implicaciones que pudiera tener sobre el dictamen.
(MODELO DE SOLICITUD DE LA CARTA DE REPRESENTACIÓN)
Guatemala, de de .
Dirigida a la Máxima
Autoridad de la Entidad Auditada
Su
Despacho.
Señor . .
. . . . :
Respetuosamente
nos dirigimos a usted para hacer de su conocimiento que, de conformidad con los
nombramientos, Nos. -------------- de (fechas), emitidos por el Director de
Auditoría Gubernamental de la Contraloría General de Cuentas, fuimos designados
para practicar auditoría al (estados financieros), correspondiente al período
fiscal del 1 de enero al 31 de diciembre de . . . de (nombre completo de la entidad).
En tal
virtud y en cumplimiento a las Normas de Auditoría Interna Gubernamental contenidas
en el Acuerdo --------- emitidas por el Contralor General de Cuentas, solicitamos
se sirva emitir una carta de representación, de acuerdo al modelo que se adjunta
a la presente.
Le
agradecemos que su carta sea enviada a esta Unidad de Auditoría a más tardar el
(fecha), y a la atención de (nombre completo del supervisor).
Atentamente,
Firma y nombre de los auditores.
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