MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN
1.
DEFINICIÓN
Es el
documento que resume los resultados de las fases de familiarización y
evaluación preliminar del control interno de la entidad a auditar, así como los
criterios que deben seguirse para realizar la planificación específica, que
servirá de base para la ejecución del trabajo.
2.
OBJETIVO
El
objetivo de la elaboración del memorando de planificación es el de proporcionar
a los responsables de desarrollar la planificación específica, la información
necesaria para definir los objetivos de la auditoría, la naturaleza,
oportunidad y alcance del trabajo a realizar, conforme lo establecen las Normas
de Auditoría Interna Gubernamental.
También
permite al auditor comprender en mejor forma el proceso de planificación y la correcta
aplicación de los procedimientos de auditoría establecidos.
3.
RESPONSABLES
La
responsabilidad por la elaboración del memorando de planificación y sus modificaciones
recae en:
Ø Elaboración
-
Supervisor y auditor
Ø Modificación
- Supervisor auditor
Ø Revisión - Supervisor
Ø Supervisión
- Supervisor
Ø Aprobación
- Director de Auditoría Interna
4.
PROCEDIMIENTOS PARA SU ELABORACIÓN
Previo a elaborar el
Memorando de Planificación, se debe efectuar el siguiente trabajo:
4.1 FAMILIARIZACIÓN
Consiste
en obtener un conocimiento general de la entidad a auditar, incluyendo sus sistemas
operativos y de información, para lo cual el auditor debe recurrir a revisar
entre otros las siguientes fuentes de evidencia.
Ø Archivo
permanente
Ø Archivo
corriente
Ø Legislación,
normas y regulaciones aplicables
Ø Informes
de auditorías anteriores
Ø Plan
Operativo Anual –POA-
Ø Estados
financieros e información complementaria
Ø Red
programática
Ø Los
sistemas integrados de información (SIAF, y otros)
Ø Organigramas
actualizados
Ø Actas de
Junta Directiva desde la última auditoría
Ø Contratos
y convenios nuevos y modificados
Ø Lista de
funcionarios y responsables
Estos
documentos pueden encontrarse disponibles en: medios físicos o magnéticos, en
las páginas web de las entidades, en la base del SIAF y otros sistemas
integrados de información, que son las principales fuentes de evidencia para
desarrollar esta fase de la planificación.
Por medio
de estas bases de datos se puede obtener información como la siguiente:
Ø Consulta
de leyes, normas, manuales y otros documentos
Ø Unidades
ejecutoras, programas o proyectos auditables
Ø Registros
de personal
Ø Registros
de contratos
Ø Archivos
de informes de auditoría
Ø Estructura
orgánica de las entidades
Ø Funciones
y atribuciones de las entidades
Ø Resumen
de políticas nacionales e institucionales
Ø Estados
financieros
Ø Reportes
de ejecución del presupuesto de ingresos y egresos
Ø Programación
física y financiera
Ø Diferente
tipo de información administrativa y financiera
Los
auditores internos, deben tener acceso a cualquier base de datos o sistemas de información
utilizados por la entidad a auditar, según el desarrollo tecnológico de la
misma.
4.2
EVALUACIÓN PRELIMINAR DEL CONTROL INTERNO
En esta
fase se identifica la existencia de políticas y controles internos claves,
relacionados con diferentes aspectos de la actividad institucional, sin llegar
a realizar una evaluación de fondo, de las mismas.
Esta fase
es muy importante, porque a través de la misma, se obtiene la información que servirá
de base para seleccionar los criterios que sustentarán la planificación
específica.
4.3
RESULTADOS DE LA FAMILIARIZACIÓN Y EVALUACIÓN PRELIMINAR DEL CONTROL INTERNO
La
información obtenida y su análisis, dan como resultado que el auditor concluya
sobre los siguientes aspectos:
Ø Condiciones para auditar la entidad
Ø Identificación de posibles áreas críticas
Ø Objetivos
Ø Alcance
Ø Criterios para la selección de muestras
Ø Estimación de recursos
Ø Cronograma de actividades
5.
ESTRUCTURA DEL MEMORANDO
El
memorando de planificación tendrá la siguiente estructura básica:
Ø Carátula
Ø Contenido
Ø Antecedentes
Ø Legislación
y demás normas y regulaciones aplicables
Ø Auditabilidad
de la entidad
Ø Identificación
de posibles áreas críticas
Ø Objetivos
de la auditoría
Ø Alcance
Ø Criterios
para la selección de la muestra
Ø Informes
que se presentarán
Ø Cronograma
de Actividades
Ø Recursos
humanos, financieros y materiales
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