VISITA PRELIMINAR

VISITA PRELIMINAR

1. DEFINICIÓN

La visita preliminar es parte del proceso de familiarización, que se debe efectuar previo a iniciar la planificación específica, por medio de la cual el supervisor programa una visita a la entidad o unidad administrativa a auditar, coordinando la misma, con los funcionarios y personal responsable de los registros, controles e información de las principales áreas (UDAF, Tesorería, Presupuesto, Contabilidad, Compras, Almacén, Personal etc.)

2. OBJETIVOS

Ø  Familiarizarse con la situación financiera, legal, técnica, operativa, ambiente de control interno y otros que servirán de base para la planificación de la auditoría.

Ø  Indagar sobre aspectos o eventos subsecuentes ocurridos desde la fecha del informe de la auditoría anterior, que se deben tomar en cuenta como riesgos potenciales o áreas críticas en la planificación de la siguiente auditoría.

3. RESPONSABLES

Ø  El Supervisor es el responsable de programar y coordinar la visita preliminar.

Ø  El auditor designado es el responsable de ejecutar la visita preliminar conjuntamente con el supervisor.

4. PROCEDIMIENTO

4.1 Visita preliminar

La visita a la entidad, debe planificarse adecuadamente, para garantizar que se obtendrá la información y documentación necesaria para cumplir los objetivos de esta fase del proceso de planificación de la auditoría. Dentro de la información que se debe solicitar está: financiera, legal, técnica y operativa, incluyendo manuales que permitan conocer y evaluar los procedimientos diseñados por la entidad.

4.2 Coordinación con funcionarios de la entidad

Para obtener los resultados esperados, esta visita se debe hacer con el personal responsable de las principales áreas de la entidad, dependiendo del tipo de auditoría, por ejemplo: Tesorería, Presupuesto, Finanzas -UDAF-, Contabilidad, Recursos Humanos, Departamentos Técnicos, Planificación, Compras etc., por lo que es necesario establecer una comunicación previa que facilite al personal de la entidad, atender oportunamente los requerimientos de información.

4.3 Obtención de Información y Documentación

Durante la fase de familiarización se debe requerir información y documentación que servirá para actualizar el archivo permanente y para realizar técnica y objetivamente el proceso de la planificación específica.

Para ello, se debe elaborar un programa de auditoría, que sirva de guía para asegurarse que la información que se solicitará sea del tipo y calidad necesaria.

4.4 Papeles de Trabajo

Para dejar constancia del trabajo efectuado en la visita preliminar, se debe elaborar papeles de trabajo de acuerdo a la metodología.

4.5 Resumen de la Visita Preliminar

Como resultado del trabajo efectuado, se debe elaborar un resumen, el cual servirá de base para elaborar el Memorando de Planificación.