EJECUCIÓN DEL DE AUDITORÍA INTERNA GUBERNAMENTAL
1.
DEFINICIÓN
Consiste
en orientar la ejecución de la auditoría con base en la planificación específica,
a través de la selección y aplicación adecuada de técnicas y procedimientos que
permitan obtener evidencia suficiente, competente y pertinente, para cumplir
con los objetivos de cada auditoría.
La
ejecución de la auditoría comprende las siguientes actividades:
Ø Estudio y
evaluación del control interno
Ø Evaluación
del cumplimiento de disposiciones legales y reglamentarias
Ø Actualización
del archivo permanente
Ø Supervisión
del trabajo de auditoría
Ø Obtención
de evidencia,
Ø Elaboración
de papeles de trabajo
Ø Archivo y
custodia de papeles de trabajo
Ø Comunicación
y acciones legales y administrativas ante la identificación de hallazgos e
Ø Obtención
de la carta de representación.
2.
OBJETIVOS
Ø Orientar
la ejecución de la auditoría con base en la planificación específica.
Ø Aplicar
adecuadamente las técnicas y procedimientos que permitan obtener evidencia,
suficiente, competente y pertinente.
Ø Examinar
a fondo las áreas críticas para identificar las causas de los problemas, y
emitir las recomendaciones correspondientes.
Ø Evaluar
la eficiencia y eficacia del ambiente y estructura del control interno establecido
en las entidades.
Ø Evaluar
el cumplimiento de disposiciones legales y reglamentarias.
Ø Ejercer
una adecuada supervisión para asegurar la calidad técnica y profesional de los
trabajos.
Ø Organizar
un registro completo y detallado en papeles de trabajo, sobre el proceso de la
auditoría y sus resultados.
Ø Concluir
el trabajo con un informe de auditoría con las desviaciones localizadas, las
evidencias necesarias y las recomendaciones pertinentes.
3.
RESPONSABLES
La
responsabilidad de que la auditoría se ejecute adecuada y profesionalmente,
para cumplir con sus objetivos de acuerdo a la Planificación Específica, es del
equipo de cada auditoría, integrado por el Director de Auditoría Interna Gubernamental,
el Supervisor, y Auditores internos, quienes además son responsables de aplicar
las normas relativas a la ejecución de la auditoría, contenidas en las Normas
de Auditoría Gubernamental.
4.
PROCEDIMIENTO
La
ejecución de la auditoría se debe realizar de acuerdo a las Normas de Auditoría
interna Gubernamental y de acuerdo al siguiente procedimiento:
4.1
Estudio y evaluación del control interno
Comprende
la evaluación de la eficiencia y eficacia del ambiente y estructura del control
interno establecido en la entidad a auditar, para determinar su grado de confiabilidad
y repercusión en los resultados de las operaciones y la razonabilidad de la
información financiera y administrativa.
En la
ejecución de la auditoría, el auditor interno debe asegurarse que se evalúen
como mínimo los siguientes aspectos: ambiente y estructura de control,
evaluación de riesgos, los sistemas integrados contables y de información,
actividades de control, supervisión y seguimiento del ambiente y estructura de
control.
4.1.1
Pruebas de cumplimiento
Son las
pruebas que aplica el auditor para evaluar la eficiencia de los procedimientos
de control establecidos por la administración, para determinar si los registros
contables, financieros y administrativos, generen información confiable y
oportuna, y que la evidencia obtenida a través de su aplicación, califica como
competente. El resultado de esta evaluación servirá de base para confirmar las áreas
críticas, la existencia de riesgos y alcances definidos en la planificación
específica, asimismo, para modificarlas, si es necesario para el examen por
medio de pruebas sustantivas.
Con base
en el resultado de la evaluación preliminar del control interno, por medio de
cuestionarios, flujogramas o narrativas, se debe efectuar las pruebas de
cumplimiento para corroborar los resultados obtenidos en esa evaluación
preliminar, para lo cual se deben preparar programas de auditoría.
4.1.2
Pruebas sustantivas
Las
pruebas sustantivas son procedimientos de auditoría utilizados por el auditor,
para obtener evidencia directa sobre la validez de las transacciones y saldos
incluidos en los registros contables y administrativos, e información
financiera y administrativa.
Las
pruebas sustantivas también deben incluir procedimientos para verificar el
adecuado cumplimiento de los aspectos legales aplicables, de una manera más
analítica y detallada.
De
acuerdo a las áreas o cuentas a examinar, según la planificación específica, y
con base a los resultados obtenidos en las pruebas de cumplimiento ejecutadas
previamente, se efectúan las pruebas sustantivas, para lo cual se debe preparar
un programa de auditoría específico o a la medida, para cada cuenta, grupo,
clase u otro, según la estructura de la información financiera que será objeto
de evaluación.
4.1.3
Programa de auditoría
El
Programa de Auditoría debe contener una relación ordenada de procedimientos a
ser aplicados para efectuar las pruebas de cumplimiento y sustantivas, que
permitan, obtener la evidencia suficiente, competente y pertinente, para
corroborar el resultado de la evaluación preliminar del control interno, y alcanzar
los objetivos establecidos en la planificación específica.
4.1.4
Hallazgos
El
proceso más importante de la ejecución de la auditoría, es el desarrollo de los
hallazgos, ya que constituyen y resumen el resultado de la auditoría. La
importancia de los hechos informados como hallazgos, determinan el tipo de
opinión que el auditor emitirá en el informe de auditoría, por lo que es muy
importante que estén sustentados plenamente con las evidencias de calidad que
las circunstancias requieran y elaborados bajo los procedimientos técnicos
establecidos.
Los
posibles hallazgos identificados en el examen de la información financiera y
administrativa, deben ser discutidos con los responsables de la entidad para
corroborar los mismos, ratificar las evidencias y establecer la viabilidad y
aplicabilidad de las recomendaciones
Una vez discutidos los
hallazgos y obtenidos los comentarios de la entidad auditada, deben quedar definidos
en los papeles de trabajo.
4.2 Evaluación del cumplimiento de leyes,
normas y regulaciones aplicables
Como
parte de la ejecución de la auditoría, también debe evaluarse el cumplimiento
de los aspectos legales, normativos y demás regulaciones aplicables a la
entidad auditada, a través de pruebas de cumplimiento.
4.2.1
Pruebas de cumplimiento
Son
procedimientos de auditoría que el auditor debe aplicar para evaluar el
cumplimiento de las leyes, normas, reglamentos, convenios, contratos y otros
aspectos legales aplicables, con las cuales se conocerán las características y
tipos de riesgos potenciales de la entidad auditada y de posibles actos ilícitos
e irregulares que pudiesen ocurrir, por falta de aplicaciones de la ley y demás
aspectos legales, que influyan significativamente en los resultados de la auditoría.
La
aplicación de las pruebas de cumplimiento también debe estar
basada en
el programa de auditoría elaborado por el auditor para
evaluar
específicamente el cumplimiento de todos los aspectos
legales y
reglamentarios que influyan significativamente en los
resultados
de la auditoría.
Los
resultados de la aplicación de las pruebas de cumplimiento
pueden
originar también la identificación de hechos constitutivos de
hallazgos
los cuales se deben informar siguiendo los procedimientos
indicados
con anterioridad.
4.3
Actualización del archivo permanente
La
actualización del archivo permanente consiste en la recopilación y organización
de documentos diferentes documentos, tales como: copias y extractos de
información que se utilizan en forma continua y necesaria para la planificación
y ejecución de las auditorías, por lo que el auditor interno, en cada auditoría,
debe recopilar y agregar todos los documentos que permitan mantener ordenado y
actualizado dicho archivo.
4.4
Actualización del archivo corriente
Es un
archivo que se debe organizar con los papeles de trabajo que tienen vigencia de
un año, y que sirvieron de evidencia, comunicación e información, así como
documentos que sirvieron para una adecuada administración de la ejecución de la
auditoría.
5.
EJECUCIÓN DEL PROGRAMA DE AUDITORIA
De
acuerdo al cronograma definido en la planificación específica, los programas
son distribuidos a cada auditor interno nombrado para la ejecución de la auditoría,
para lo cual se debe observar lo siguiente:
5.1
Ejecución:
La
ejecución del programa es responsabilidad del auditor interno, por lo que debe
realizar su trabajo de acuerdo a los procedimientos definidos en el mismo, con
el debido cuidado profesional, en el tiempo estipulado y elaborando papeles de
trabajo que evidencien y respalden fehacientemente el trabajo efectuado.
5.2
Seguimiento y control del programa:
Para
comprobar el cumplimiento del programa, debe realizarse un adecuado y oportuno
seguimiento y control de la ejecución del trabajo, a través del supervisor o
Director de la Unidad de Auditoría Interna, para disponer de criterios que
permitan evaluar su efectiva aplicación, así como realizar las modificaciones
que sean necesarias. La ejecución de los programas de auditoría se debe documentar
técnicamente con papeles de trabajo elaborados con base en los procedimientos y
técnica definidas, y cumplir con el tiempo asignado en el cronograma, para
evaluar el área o cuenta asignada, para alcanzar los objetivos y metas
previstas.
5.3
Cambios y Ajustes:
Todo
programa de auditoría puede sufrir modificaciones por las siguientes situaciones:
Ø Por la
revisión oportuna y objetiva del supervisor o Director de la Unidad de
Auditoría Interna.
Ø A
Solicitud de la Contraloría General de Cuentas
Ø Por
cambios en el personal clave de la entidad auditada
Ø Por
posibles eventualidades
5.4
Archivo:
Los
Programas de Auditoría junto con sus respectivos papeles de trabajo deben ser
archivados en forma adecuada y con la más alta confidencialidad, por área o
cuenta examinados, debidamente referenciados, firmados y fechados.
6.
SUPERVISION
La
Supervisión es un proceso técnico que consiste en dirigir, controlar y asesorar
la ejecución de una auditoría desde su inicio hasta la aprobación final del
informe por parte del nivel jerárquico competente.
7.
EVIDENCIA
El
auditor interno debe obtener la evidencia necesaria que se ajuste a la
naturaleza y objetivos del examen, mediante la aplicación de pruebas de cumplimiento
y sustantivas que le permitan fundamentar razonablemente los juicios y
conclusiones que formule respecto a la entidad auditada.
La
evidencia es la certeza manifiesta y perceptible sobre la existencia de un hecho
específico, que nadie pueda racionalmente dudar de ella.
Por
tanto, el auditor interno para fundamentar su opinión profesional con base en
el resultado de la aplicación de los procedimientos de auditoría, revisará y decidirá
si la evidencia y la información obtenida, cuenta con las siguientes características
básicas de calidad: suficiente, competente y pertinente.
8.
PAPELES DE TRABAJO
El
auditor interno debe organizar un registro completo y detallado de los papeles
de trabajo que documenten la ejecución de la auditoría y sus resultados.
9.
PROPIEDAD Y ARCHIVO DE PAPELES DE TRABAJO
Los
papeles de trabajo elaborados por los auditores internos, son propiedad de la
Unidad de Auditoría Interna. Por cada trabajo de auditoría concluido, el encargado
de la misma debe integrar y consolidar los legajos de papeles de trabajo, para
ser entregados al responsable del archivo de auditoría, para su resguardo.
10.
ACCIONES LEGALES Y ADMINISTRATIVAS ANTE LA IDENTIFICACIÓN DE HALLAZGOS
Durante
la ejecución de la auditoría, el auditor debe identificar y considerar las
posibles acciones legales y administrativas que se deriven de los hallazgos reportados
en la entidad examinada.
11. CARTA
DE REPRESENTACIÓN
La carta
de representación es el documento por medio del cual, la autoridad superior de
la entidad auditada, reconoce haber puesto a disposición del auditor interno,
la información requerida e informado cualquier hecho significativo ocurrido
durante el período bajo examen y hasta la fecha de terminación del trabajo de
campo.
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