CRITERIOS PARA SELECCIÓN DE MUESTRAS

CRITERIOS PARA SELECCIÓN DE MUESTRAS

1. DEFINICIÓN

La selección de muestras es un proceso, a través del cual el auditor interno obtiene la evidencia necesaria sobre los elementos que integran un universo, y aplicando su criterio profesional, decide a través de diferentes medios, qué elementos serán objeto de evaluación, de tal manera, que la aplicación de pruebas de cumplimiento y sustantivas, a los mismos, le permita concluir respecto al universo, para fundamentar razonablemente los resultados y conclusiones que formule en relación a la entidad auditada.

La naturaleza y magnitud de las muestras de elementos o transacciones seleccionadas para un examen, debe determinarse para cada entidad, según el tipo de transacción considerando factores como los siguientes:

Ø  Importancia relativa del tipo de transacciones.

Ø  Magnitud de las cifras individuales.

Ø  Cambios en el personal

Ø  Frecuencia de los cambios en las prácticas administrativas.

Ø  Conclusiones alcanzadas después de probar la efectividad de procedimientos o aspectos específicos de control interno.

Ø  Experiencia en auditorías anteriores.

La muestra se basa en una selección al azar y/o aleatoria, lo cual asegura que todas las transacciones, registros, documentos dentro del universo tienen la misma posibilidad de ser seleccionadas.

2. OBJETIVOS

Ø  Obtener la evidencia necesaria que se ajuste a la naturaleza y objetivos de la auditoría.

Ø  Que todas las transacciones, documentos y registros seleccionados para su examen tengan la misma posibilidad de ser seleccionados.

Ø  Realizar una adecuada aplicación de procedimientos de auditoría, tanto en pruebas de cumplimiento como sustantivas.

Ø  Reducir el riesgo de auditoría a un nivel aceptablemente bajo.

3. RESPONSABLES

3.1 Director de Auditoría Interna

Es responsable de:

Ø  Verificar que los criterios de selección de muestras definidos en la planificación específica, sean adecuados para obtener la evidencia necesaria, y que se ajusten a la naturaleza y objetivos de la auditoría a realizar.

Ø  Aprobar los cambios que se presenten en los criterios de selección de las muestras, sugeridos por el Supervisor.

3.2 Supervisor

Es el responsable de:

Ø  Definir los criterios de la selección de las muestras en la planificación específica.

Ø  Definir los métodos y forma de calcular las muestras.

Ø  Que la selección de la muestra permita obtener la evidencia necesaria y que se ajuste a la naturaleza y objetivos de la auditoría.

Ø  Que la selección de la muestra permita aplicar adecuadamente los procedimientos de auditoría, tanto para efectuar pruebas de cumplimiento como pruebas sustantivas.

Ø  Que la selección de la muestra permita reducir el riesgo de auditoría a un nivel aceptablemente bajo.

Ø  Asegurarse que la selección de la muestra definidos en los programas de auditoría para cada área o cuenta a examinar, se ajusten a los criterios definidos en la planificación específica.

Ø  Analizar los cambios surgidos al momento de seleccionar las muestras con base a la información de la entidad a auditar, efectuar los cambios que procedan a la planificación específica y someterlos a aprobación del Director de Auditoría Interna.

3.4 Auditores

Son responsables de:

Ø  Seleccionar las muestras de las áreas o cuentas a examinar, de acuerdo a los criterios, métodos y forma de cálculo definidos en los programas de auditoría.

Ø  Efectuar las pruebas o exámenes, apegados a la muestra seleccionada (reportes, controles, documentos, etc.)

Ø  En los casos que considere que la selección de la muestra debe ser modificada, debe sustentar con base en su criterio profesional y proponer al supervisor, los cambios que considera se deben efectuar, con el objetivo de reducir el riesgo de auditoría.

4. PROCEDIMIENTO

El muestreo en la auditoría implica la aplicación de procedimientos de auditoría a menos del 100% de las partidas que integran el saldo de una cuenta o clase de transacciones de un área, de tal manera, que todas las unidades, documentos o transacciones del universo, tengan oportunidad de ser seleccionadas. Esto permitirá al auditor interno planificar adecuadamente los procedimientos de auditoría para obtener y evaluar la evidencia.

La identificación de posibles áreas críticas sirve de base para establecer el tamaño de la muestra (número de operaciones, registros, documentos, etc.) que deben examinarse, para lo cual se debe tomar en cuenta:

4.1 Definición del universo

ü  Universo representa el total de datos de los que se selecciona una muestra y sobre los cuales el auditor desea emitir conclusiones.

ü  El auditor interno debe asegurarse que el universo es apropiado al objetivo del procedimiento de selección de la muestra.

4.2 Diseño de la muestra

ü  El auditor interno debe considerar los objetivos de la prueba y los atributos del universo.

ü  El auditor interno debe considerar primero, los objetivos específicos a lograr y la combinación de procedimientos de auditoría que es probable que cumplan mejor dichos objetivos.

ü  La consideración de la naturaleza de la evidencia de auditoría buscada y las condiciones de error posible, u otras características relacionadas con dicha evidencia, ayudarán al auditor interno a definir la muestra.

ü  Cuando se lleven a cabo pruebas de cumplimiento (de control), el auditor interno debe hacer una evaluación preliminar, de la tasa de error que espera encontrar en el universo que se somete a prueba, y el nivel de riesgo de control. Esta evaluación se basa en el conocimiento previo o en el examen de un pequeño número de partidas del universo. De modo similar, se debe hacer una evaluación preliminar para pruebas sustantivas. Estas evaluaciones preliminares son útiles para diseñar una muestra de auditoría y determinar el tamaño de la misma.

4.3 Tamaño de la muestra

ü  El tamaño de la muestra se ve afectado por el nivel del riesgo de muestreo que el auditor interno esté dispuesto a aceptar. Mientras más bajo sea el riesgo de muestreo, mayor será el tamaño de la muestra que necesitará.

ü  El tamaño de la muestra puede determinarse por la aplicación de una fórmula basada estadísticamente, o mediante el ejercicio del juicio profesional aplicado objetivamente a las circunstancias.

ü  Al determinar el tamaño de la muestra, el auditor interno deberá considerar si el riesgo de muestreo se reduce a un nivel aceptablemente bajo.

4.3.1 Factores que influyen para determinar el tamaño de la muestra para pruebas de cumplimiento (de control).

El apoyo planeado por el auditor interno en los sistemas de contabilidad, presupuesto y de control interno.

Mientras más seguridad planee obtener el auditor interno de los sistemas de contabilidad, presupuesto y de control interno, menor será el riesgo de control, y mayor tendrá que ser el tamaño de la muestra. Por ejemplo: si en una evaluación preliminar del riesgo de control, el auditor interno planea depositar considerable confianza en la operación efectiva de los controles internos particulares, necesitará acumular más evidencia de auditoría para apoyar esta evaluación. Lo contrario sería en el caso de que el riesgo de control fuera evaluado a un nivel más alto.

Error tolerable: Cuando el auditor interno está dispuesto a aceptar un error tolerable en las desviaciones o deficiencias de control, mayor necesita ser el tamaño de la muestra.

Error esperado: Cuando el auditor interno prevé encontrar desviaciones o deficiencias de control, (error esperado), mayor ser el tamaño de la muestra.

Nivel de confianza: Mientras mayor es el grado de confianza que requiera el auditor interno, de que los resultados de la muestra sean en verdad indicativos de la incidencia real de error en el universo, mayor debe ser el tamaño de la muestra.

4.3.2 Factores que influyen para determinar el tamaño de la muestra para pruebas sustantivas

Evaluación del riesgo inherente: Mientras más alta sea la evaluación que haga el auditor interno del riesgo inherente, mayor será el tamaño de la muestra. Un riesgo inherente más alto implica que se necesita un riesgo bajo de detección para reducir el riesgo de auditoría a un nivel bajo aceptable. Un nivel más bajo de riesgo detección puede obtenerse incrementado el tamaño de la muestra.

Evaluación del riesgo de control: Mientras más alta sea la evaluación que haga el auditor interno del riesgo de control, mayor debe ser el tamaño de la muestra.

Otros procedimientos sustantivos: Mientras más se esté apoyando el auditor interno en otros procedimientos sustantivos (pruebas de detalle o procedimientos analíticos), para reducir a un nivel aceptable el riesgo de detección, respecto de un saldo particular de cuenta o clase de transacciones, menos seguridad tendrá del muestreo y, por lo tanto, puede ser más pequeño el tamaño de la muestra.

Nivel de confianza: Mientras mayor sea el grado de confianza que requiera el auditor interno, de que los resultados de la muestra son en verdad indicativos del monto real de error en el universo, mayor debe ser el tamaño de la muestra.

Error tolerable: Mientras más bajo sea el error total que el auditor interno está dispuesto a aceptar, mayor debe ser el tamaño de la muestra.

Error esperado: Mientras mayor sea la cantidad de errores que el auditor interno esperaencontrar en el universo, mayor debe ser el tamaño de la muestra, para hacer un estimado razonable de la cantidad real de error en el mismo. Al considerar la cantidad de error esperado, el auditor interno debe tomar en cuenta los siguientes factores relevantes: la posibilidad de que los valores de las partidas se determinen subjetivamente, los resultados de las pruebas de control, los resultados de procedimientos de auditoría aplicados en períodos anteriores, y los resultados de otros procedimientos sustantivos.

Estratificación: Cuando hay un amplio rango (variabilidad) en el valor monetario de las partidas en del universo, puede ser útil agrupar las partidas de tamaño similar en subuniversos o estratos. Esto se conoce como estratificación. Cuando el universo puede ser estratificado en forma apropiada, los tamaños de las muestras de los estratos, generalmente serán menores que el tamaño de la muestra que se habría requerido para lograr un nivel dado de riesgo de muestreo, si se hubiera extraído una muestra del universo total.

4.4 Selección de la muestra

4.4.1 Técnicas generales

Muestreo no estadístico o de criterio: Esta técnica se fundamenta en la capacidad y experiencia profesional, por lo que auditor interno, con base en un criterio subjetivo, determina: el tamaño de la muestra, la selección de las partidas que lo integran y la evaluación de los resultados.

Los métodos principales para seleccionar muestras son:

Ø  Selección a juicio del auditor interno.

Ø  Selección por bloques o conglomerados

Ø  Selección estratificada

Muestreo Estadístico: Es aquel en el que: la determinación del tamaño de la muestra, la selección de las partidas que la integran y la evaluación de los resultados, se hace empleando métodos matemáticos, basados en el cálculo de probabilidades.

Los métodos principales para seleccionar muestras son:

Ø  Muestreo Aleatorio

Ø  Muestreo Sistemático

Ø  Muestreo por Variables

Ø  Muestreo sobre importes acumulados