1.
DEFINICIÓN
El
Informe es el documento formal en el que el auditor expresa su opinión sobre el
resultado del examen realizado, de acuerdo a Normas de Auditoría Interna Gubernamental.
Es el
producto final de la ejecución de una auditoría, el cual contiene un dictamen
en el que se emite opinión sobre la razonabilidad de las cifras presentadas en
los estados financieros, sobre lo adecuado del control interno, la calidad de
la gestión de una entidad, de un programa, proyecto, actividad, etc. Contiene
además los hallazgos de tipo monetario, incumplimientos legales y deficiencias
de control interno y sus correspondientes recomendaciones.
Es un
documento que se debe elaborar técnicamente y con alta calidad profesional, que
permita tomar acciones correctivas necesarias en forma oportuna a través de las
recomendaciones que se señalan en el mismo.
2.
OBJETIVOS
Ø Presentar
a las entidades auditadas, resultados imparciales sobre la información
financiera, el cumplimiento de políticas, planes, programas y el ambiente de
control interno de la entidad examinada.
Ø Opinar si
los estados financieros se han elaborado de acuerdo con Principios de
Contabilidad Generalmente Aceptados, y con criterios de sistemas integrados,
aplicados en forma consistente con el año anterior.
Ø Facilitar
la comprensión de los hallazgos, presentándolos como una relación ordenada de
hechos que permitan tomar las acciones legales y administrativas, en los casos
de lesiones patrimoniales o hechos que ameriten acciones judiciales, por parte
de las autoridades pertinentes y que motiven la implantación de
recomendaciones.
Ø Proporcionar
recomendaciones para mejorar los sistemas administrativos, financieros,
técnicos, operativos y los procesos de control e información.
Ø Informar de
los criterios técnicos que permitieron formular las recomendaciones.
Ø Servir
como guía para llevar a la práctica las recomendaciones formuladas.
3.
RESPONSABLES
Para que
el informe cumpla con los objetivos definidos, el proceso de elaboración del
informe es responsabilidad de:
El
Supervisor
Ø Preparar
los informes claros, completos y oportunos, de acuerdo a los plazos definidos
en la planificación específica.
Ø Documentar
el contenido del informe, de manera que los comentarios se fundamenten en
hechos reales.
Ø Velar
porque el informe se elabore con la técnica y calidad profesional necesaria,
para evitar que su contenido sea mal interpretado.
Ø Velar
porque el informe se elabore de acuerdo a las Normas de Auditoría Interna
Gubernamental.
Ø Velar
porque el borrador del informe sea discutido conjuntamente, con el encargado y
funcionarios responsables de la entidad auditada.
Ø Velar que
el borrador del informe sea entregado por el auditor para su revisión y
autorización en forma oportuna.
Ø Discutir
en forma oportuna con el auditor, los posibles cambios de tipo técnico y de
forma que puedan presentarse en la revisión, antes de ser traslado el informe
al Director de Auditoría Interna.
El
Director de Auditoría Interna
Ø Discutir
en forma oportuna con el supervisor, los posibles cambios de tipo técnico y de
forma que puedan presentarse en la revisión, antes de ser presentado
oficialmente el informe a los responsables y autoridades superiores.
Ø Velar
porque una copia del informe debidamente aprobado, sea enviada a la Contraloría
General de Cuentas en forma oportuna, de acuerdo a las Normas de Auditoría
Interna Gubernamental.
La
Contraloría General de Cuentas
Ø Deben
conocer y apoyar a los auditores internos para que las recomendaciones se
efectúen en los plazos y forma convenidos.
Ø Debe
apoyarse en los resultados de las auditorías realizadas por los auditores
internos para elaborar la planificación específica con el alcance adecuado,
para no duplicar esfuerzos y hacer un uso más eficiente de los recursos.
Ø Debe
evaluar periódicamente la calidad de la función de la Auditoría Interna, con
base en los informes de auditoría presentados, para asegurar que se apliquen
las Normas de Auditoría Interna.
Ø Debe
iniciar o apoyar las acciones legales que procedan, como resultado de los hallazgos
informados.
4.
PROCEDIMIENTO
Para que
la presentación del informe de auditoría, se realice en forma técnica, se debe
utilizar el siguiente procedimiento:
Forma
Escrita: Los informes de auditoría deben prepararse por escrito. El informe
de auditoría en forma escrita tiene como propósito comunicar los
resultados del trabajo, para garantizar el entendimiento de su contenido
y las acciones correctivas necesarias por parte de los responsables de
la entidad auditada
Utilizar
un lenguaje sencillo y fácilmente entendible, tratando los asuntos en forma
concreta y concisa, lo que debe coincidir de manera exacta y objetiva con los
hechos observados.
Contenido
El
contenido debe suministrar suficiente información, que permita al usuario una
adecuada interpretación de los resultados.
Para
cumplir con lo anterior, la estructura y contenido del informe debe ser la siguiente:
Ø Carátula
Ø Resumen
Gerencial
Ø Contenido
(Índice)
Ø Antecedentes
Ø Objetivos
Ø Alcance
Ø Dictamen
Ø Estados
Financieros
Ø Notas a
los Estados Financieros
Ø Hallazgos
Monetarios y de Incumplimiento de aspectos legales
Ø Hallazgos
de Deficiencias de Control Interno
Ø Comentarios
sobre el estado actual de los hallazgos y las recomendaciones de auditorías
anteriores.
Ø Detalle
de Funcionarios y Personal Responsable de la Entidad auditada
Estructura
del Informe
Discusión
Ø El
contenido de cada informe de auditoría debe ser discutido con los responsables
de la entidad auditada, para asegurar la aceptación de los hallazgos y el
cumplimiento de las recomendaciones.
Ø La
discusión es responsabilidad del Supervisor y el auditor. Cuando las circunstancias
lo ameriten podrá participar el Director de Auditoría.
Ø Toda
discusión del informe debe hacerse a nivel de borrador.
Ø La
discusión del borrador del informe con los responsables de la entidad auditada,
tiene por objeto:
Ø Que sea
conocido y entendido su contenido.
Ø Asegurar
que fueron entendidas las recomendaciones para subsanar las debilidades
encontradas.
Ø Definir
la metodología para obtener los comentarios de los responsables y así ser
incluidos en el borrador final.
Ø Obtener
el compromiso formal que las recomendaciones serán implementadas.
Ø Definir
el grado de avance de las acciones correctivas de aquellos hallazgos que en el
proceso de la auditoría se dieron a conocer y que motivaron una acción legal o
administrativa.
Ø Confirmar
los asientos de ajustes y reclasificaciones y su metodología para ser operados
en los registros contables de la entidad y así confirmar que los estados
financieros queden de acuerdo a la auditoría y al informe final.
Ø Concluir
sobre la condición final de los hallazgos y asientos de ajustes y reclasificaciones
y su inclusión e incidencia en el informe definitivo.
Oportunidad
en la Entrega del Informe
Para que
la entrega del informe sea oportuna, se debe seguir el siguiente procedimiento:
Ø Todo
informe de auditoría, debe emitirse al haberse finalizado el trabajo, según los
plazos establecidos en el cronograma de actividades de la planificación
especifica.
Ø El
informe debe emitirse en borrador para ser discutido oportunamente con los
responsables del área auditada.
Ø Entre la
fecha de emisión del borrador del informe, su discusión y la fecha de entrega
del informe definitivo, se deben establecer plazos razonables para obtener
respuestas y comentarios finales de la entidad auditada, para ser incluidos
oportunamente en el informe final.
Ø También
dentro del plazo fijado entre la discusión del informe y la obtención de
respuestas y comentarios de la entidad auditada, se debe someter a discusión y
revisión de la Dirección de auditoría para obtener su opinión para posibles
cambios técnicos y de forma.
Ø Cumplidos
los pasos anteriores, el informe debe inmediatamente emitirse en forma
definitiva y someterse al proceso de control de calidad.
Aprobación
y Presentación
Ø Emitido
en forma definitiva el informe y después de haberse sometido al proceso de
control de calidad, debe ser aprobado por el Director de Auditoría.
Ø Una vez
emitido el informe final y aprobado por el Director de Auditoría, el informe se
considera oficial.
Ø Una vez
cumplido el proceso de revisión y aprobación se procede a realizar la entrega
oficial del informe a la máxima autoridad de la entidad auditada y a la
Contraloría General de Cuentas.
Ø De
acuerdo a las necesidades de información de la entidad auditada, en relación a
los resultados de la auditoría, se deberán emitir o reproducir los informes
adicionales correspondientes.
Ø Dentro de
la distribución del informe, debe incluirse un ejemplar para la Delegación de
la Contraloría General de Cuentas, o comisión de auditoría, si existiera, para
su conocimiento y seguimiento de las recomendaciones contenidas en el mismo.
Ø Al ser
entregado el informe de auditoría con sus ejemplares, se debe acreditar la
respectiva recepción.
Seguimiento
del Cumplimiento de las Recomendaciones
La Unidad
de Auditoría Interna, periódicamente debe realizar el seguimiento del
cumplimiento de las recomendaciones de los informes de auditoría emitidos, para
asegurarse que se aplicaron las acciones correctivas según los acuerdos
convenidos en la fase de discusión.
El
incumplimiento de las recomendaciones en donde hay una acción correctiva por
hallazgos que llevaron a una acción legal o administrativa, dará lugar a la
aplicación de sanciones administrativas o económicas por parte de las
autoridades superiores de la entidad o de la Contraloría General de Cuentas,
según corresponda.
Asimismo,
las recomendaciones que al final de un período (contable, fiscal) se encuentran
pendientes de implementar o ejecutar, deberán tomarse en cuenta, para la
planificación específica de la siguiente auditoría.
5. OTROS
Confidencialidad
El
informe de auditoría, por la naturaleza de la información incluida, debe ser
destinado para el uso de las entidades auditadas y por la Contraloría General
de Cuentas, y en los casos de irregularidades, por las instancias legales,
según sea el caso.
Sin
embargo, un informe de auditoría sobre gestión pública, debe ser accesible a la
ciudadanía, para que conozca cómo se manejan los recursos del Estado, producto de
sus impuestos.
Documento
Legal
El
informe de auditoría constituye un documento de aplicación legal, especialmente
cuando los hechos encontrados son constitutivos de responsabilidad penal, tales
como denuncias, irregularidades, fraudes, etc.
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