REDACCION DE HALLAZGOS

REDACCIÓN DE HALLAZGOS

1. DEFINICIÓN

Hallazgos son todas aquellas situaciones de importancia, que se han detectado como resultado de la aplicación de las pruebas de cumplimiento y sustantivas en la ejecución de la auditoría, y que tienen un efecto importante sobre los objetivos previstos, así como en la calidad de la información y las operaciones del ente público evaluado, por lo que deben incluirse en el informe como situaciones que merecen reportarse.

El proceso más importante de la labor de auditoría es el desarrollo y presentación de hallazgos.

Los hallazgos fundamentan las conclusiones y recomendaciones del informe de auditoría, y deben ser comunicados a los funcionarios responsables y autoridades superiores de la entidad auditada.

2. OBJETIVOS

Ø  Evaluar si la evidencia obtenida satisface los objetivos específicos definidos en la planificación.

Ø  Obtener suficiente satisfacción respecto a las apreciaciones que corresponden a cada área o cuenta examinada.

Ø  Incluir en el informe los hallazgos sobre las deficiencias o aspectos sobresalientes, debiendo contener en forma lógica y clara los asuntos de importancia en forma comprensible para los lectores del informe.

Ø  Redactar los hechos encontrados en forma clara y convincente, de tal manera que no surjan dudas o conclusiones erróneas y que su contenido esté plenamente sustentado por el trabajo realizado.

3. RESPONSABLES

En el proceso de identificación y redacción de hallazgos interviene el personal que integra el equipo de auditoría, siendo responsables: los auditores y el supervisor.

Auditores

Son responsables de identificar y redactar los hallazgos de acuerdo a la metodología establecida en la presente guía, y documentarlos con los papeles de trabajo y demás evidencias apropiadas a cada situación.

Supervisor

Es responsable de evaluar si el trabajo realizado por los auditores, para la identificación de los hallazgos es suficiente, lo mismo que la evidencia obtenida y que estén adecuadamente identificados en los papeles de trabajo.

Debe orientar a los auditores en la aplicación de los criterios que se utilizarán para seleccionar aquellas deficiencias o anomalías que califiquen como hallazgos, y que su redacción esté de acuerdo a la metodología establecida en la presente guía.

Es asimismo responsable, junto al auditor, de discutir los hallazgos con los funcionarios y responsables de la entidad auditada.

4. PROCEDIMIENTO

Para que los hallazgos sean técnica y adecuadamente desarrollados, se debe utilizar el siguiente procedimiento:

ESTRUCTURA DE LOS HALLAZGOS

Todo hallazgo debe estructurarse y redactarse tomando en cuenta los siguientes atributos:

Ø  Título

Ø  Condición

Ø  Criterio

Ø  Causa

Ø  Efecto

Ø  Recomendación

Título: Se refiere en forma resumida y general al nombre del hallazgo, el cual debe hacer referencia al problema principal que se quiere informar.

Condición: Se refiere a la descripción del funcionamiento actual del sistema, el procedimiento, etc. en los cuales se ha identificado una deficiencia, o irregularidad cuyo grado de desviación debe ser demostrada. (causa - efecto)

Criterio: Se refiere a la forma como debió funcionar o realizarse lo que se está evaluando; generalmente el criterio se encuentra establecido en las leyes, reglamentos, manuales etc. Si el criterio no se encuentra descrito explícitamente en los documentos anteriores, el auditor define el mismo con base en su experiencia, tomando en cuenta los requisitos mínimos de control interno que deben existir incorporados a los sistemas, procesos y operaciones.

Causa: Es la razón fundamental por la cual ocurrió la condición, o el motivo por el que no se cumplió el criterio. Su identificación requiere de la habilidad de análisis, investigación y juicio profesional del auditor, lo cual servirá de base para el desarrollo de una recomendación constructiva.

Efecto: Se establece como resultado de la comparación de los atributos anteriores (condición-criterio) para determinar una situación real o potencial, cuantitativa o cualitativa, o lesión patrimonial, que tiene un impacto importante en las operaciones, los resultados y en la imagen institucional de la entidad.

Recomendación: Son sugerencias constructivas o medidas correctivas, que el auditor propone a la entidad auditada, en virtud de las circunstancias encontradas, para mejorar los controles internos, la eficiencia operativa y los resultados institucionales.

PROCEDIMIENTOS PARA LA REDACCIÓN DE HALLAZGOS

Para desarrollar hallazgos se requiere diseñar y ejecutar un proceso de obtención de evidencia, y la aplicación del juicio profesional e independiente del auditor en su análisis, para que en forma objetiva, se describa y documente la situación encontrada (condición), la cual debe ser comprobable y convincente, como resultado de la calidad de dicha evidencia.

Los hallazgos deben desarrollarse tomando en cuenta los siguientes aspectos:

Ø  Que los hechos detectados tengan la importancia necesaria para darse a conocer en el informe.

Ø  Que se haya obtenido la evidencia suficiente, competente y pertinente, que sustente lo que se necesita informar.

Ø  La posibilidad de que los hechos sean corregidos y produzcan los beneficios futuros.

Ø  Que el costo que se necesita incurrir para la adopción de las recomendaciones, se vea compensado con beneficios futuros que superen dicho costo.

Ø  Que técnicamente sea factible la implantación de las recomendaciones que se formulen.

Cada uno de los atributos descritos con anterioridad debe desarrollarse bajo las siguientes directrices:

Título: Debe indicar claramente y en forma resumida, lo que se detectó según la condición, de manera que facilite al lector la identificación precisa del problema.

Condición: Debe describir con el detalle necesario y en forma clara, en qué consiste la deficiencia o la desviación observada, la cual debe ser probada concretamente y sustentada con los papeles de trabajo correspondiente y demás evidencia obtenida. Para ello es útil formularse las siguientes preguntas:

¿Qué fue lo que sucedió?

¿Dónde sucedió?

¿Cuándo sucedió?

¿Cuánto? (cantidad o valor que ha causado un efecto)

¿Qué aspecto legal o normativo se incumplió?

Criterio: Debe expresar concretamente las políticas, normas y regulaciones incumplidas que han dado origen a la ocurrencia del hecho que se ha calificado como hallazgo. Las preguntas básicas a formularse son las siguientes:

¿Dónde está contenido el criterio? (leyes, políticas, manuales, normas etc.)

¿Cuál es el ámbito de aplicación? (un departamento, un proceso un sistema etc.)

¿Qué vigencia tiene? (actual, pasado, permanente)

Asimismo, se pueden utilizar las siguientes referencias concretas:

Ø  Cómo debió realizarse una operación según las leyes, reglamentos y demás disposiciones internas de la entidad.

Ø  Cómo debería hacerse tomando como base la tecnología disponible

Ø  Cómo debería realizarse tomando como base la forma en que se llevan a cabo las mismas operaciones en otras instituciones similares.

Ø  Cómo deberían estar funcionando los procedimientos mínimos de control.

Causa

Debe expresar la razón fundamental de la desviación del cumplimiento del criterio, este es un requisito básico, ya que de la identificación verdadera de la causa, dependerá la calidad y lo apropiado de la recomendación.

El auditor debe tener presente que ante una condición dada, pueden existir más de una causa, por lo que debe realizarse un trabajo extensivo con el fin de detectar dichas posibilidades, y como consecuencia, la recomendación que se formule debe enfocarse a cubrir las causas identificadas, con el fin de evitar que las deficiencias persistan.

Para identificar y explicar las causas de las deficiencias, el auditor debe explorar las siguientes áreas:

Ø  Personal

Ø  Políticas, procedimientos, leyes, manuales, organización, etc.

Ø  Avances tecnológicos

Ø  Infraestructura

Efecto: Dependiendo de la forma cómo se enfoque la redacción de este atributo, las autoridades superiores de la entidad evaluada y los responsables directos del área examinada, pueden valorar la importancia del hallazgo y convencerse de la necesidad y los beneficios que se obtendrán al implementar el cambio propuesto, a través de la recomendación.

El efecto debe demostrar en términos cuantitativos o cualitativos el impacto de la condición, tanto en relación con el área o cuenta auditada, como la probabilidad de que dicho impacto se extienda a la entidad en su conjunto, de manera que el mismo motive a los niveles jerárquicos correspondientes, la adopción de las medidas correctivas oportunas, para el control de los riesgos identificados.

La evaluación del efecto de un hallazgo debe extenderse como mínimo a identificar los siguientes aspectos:

Ø  Cuánto se ha visto afectada el área o cuenta evaluada, o la entidad, expresado en: a) valores monetarios, b) calidad de bienes o servicios, c) cantidad de unidades producidas o servicios prestados etc.

Ø  Quiénes o qué funciones básicas de control han resultado afectadas: por ejemplo: la autorización, registro y custodia de operaciones, de bienes, valores e información de la entidad.

Ø  Qué períodos han afectado: el efecto puede extenderse a diferentes períodos que pueden ser años, meses, semanas, días, horas, etc. dependiendo de la naturaleza de la entidad y sus operaciones.

Ø  Cuál ha sido el impacto institucional en relación con: a) la eficiencia de las operaciones, b) el logro de los objetivos y metas y c) la imagen institucional.

Recomendación: Toda recomendación debe contener los datos necesarios que permitan a las personas responsables de su cumplimiento, tener una comprensión amplia y clara que facilite llevarlas a la práctica, por lo que deben tomarse en cuenta los siguientes aspectos:

Ø  Evaluar el costo frente al beneficio

Ø  Presentar los beneficios del cambio cuantificado o cualificado según el caso.

Ø  Cubrir todos los aspectos del cambio propuesto

Ø  Tomar en cuenta los criterios vertidos por los responsables del área examinada.

Ø  Orientar las acciones hacia la eliminación de las causas del problema.

Ø  Procurar fortalecer los controles existentes, aumentando la eficiencia y seguridad

Ø  Orientar a la unificación de criterios de operación y control

DOCUMENTACIÓN DE LOS HALLAZGOS

Todo hallazgo, debe estar sustentado con evidencia suficiente competente y pertinente, que constarán en los papeles de trabajo debidamente referenciados al borrador del informe y a la cédula centralizadora de hallazgos.

La evidencia que sustenta los hallazgos debe ser convincente incluso para una persona que no ha participado en la auditoría.

CORROBORACIÓN DE HALLAZGOS Y RECOMENDACIONES

Previo a la inclusión definitiva en el informe, los hallazgos detectados deben discutirse con los funcionarios y responsables de la entidad auditada, y de ser necesario, con personal técnico idóneo, con el objeto de corroborar los mismos y ratificar la calidad de la evidencia obtenida, y asegurarse de la viabilidad y aplicabilidad de las recomendaciones.

Esta fase del proceso de la auditoría permitirá también que el auditor se asegure de que fue entendido el hallazgo y la recomendación propuesta para eliminar las causas del problema; asimismo, facilita la discusión final del informe con las autoridades superiores, con el objeto de asignar a los responsables, recursos y plazos para tomar las acciones correctivas correspondientes.

OBTENCIÓN DE COMENTARIOS DE LOS RESPONSABLES DEL ÁREA EVALUADA.

Todo hallazgo debe incluir los comentarios que los responsables del área evaluada necesiten hacer después de la discusión de los mismos; estos comentarios pueden ser en diferentes sentidos: a) aceptando expresamente el hallazgo y proporcionando información o explicaciones adicionales y b) mostrando inconformidad total o parcial.

En el último caso, lo importante es que el auditor esté en capacidad de demostrar la validez de sus aseveraciones, con base en la evidencia obtenida y la correcta interpretación de la misma.

INDICIOS DE ACTOS ILEGALES

Dentro de los hallazgos detectados, existe la posibilidad de que se hayan cometido hechos anómalos o ilícitos, por lo que el auditor debe detectar dicha posibilidad, identificar posibles responsables y delimitar el tipo de responsabilidad que corresponda, para iniciar las acciones administrativas y legales respectivas, así como asegurarse que la evidencia disponible es suficiente y competente para sustentar el procedimiento legal que deba seguirse, para ello debe solicitar el apoyo de la asesoría jurídica de la entidad, a efecto de coordinar las acciones que se seguirán para que su función sea efectiva.

5. PRODUCTOS

La aplicación de la presente guía dará como resultado la presentación de hechos descritos en forma lógica y comprensible, que motiven a las autoridades superiores de la entidad y a los responsables de las áreas evaluadas, a brindarle la atención inmediata de los hechos reportados, en virtud de que han sido expuestos de tal manera que permiten una visualización completa del problema, las causas, efectos y la recomendación concreta de las acciones que deben tomarse para evitar que vuelvan a suceder.

Los hallazgos, constituyen la parte sustantiva del informe de auditoría por lo que la calidad del mismo dependerá de la forma técnica y profesional con que se informan los resultados, lo que a su vez promoverá el reconocimiento del valor agregado de la función de la auditoría interna.

6. ANEXOS

No. 1 Resumen de Atributos de los Hallazgos

No. 2 Recomendaciones Específicas para la Redacción de Hallazgos

No. 3 Formato de Hoja Centralizadora de Hallazgos

ANEXO No. 2

RECOMENDACIONES ESPECÍFICAS PARA LA REDACCIÓN DE HALLAZGOS

1. Los hallazgos deben desarrollarse de acuerdo a la estructura descrita, pero sin identificar en forma particular a través de títulos, cada uno de los atributos.

2. Lo único que se debe identificar con un título son: a) el nombre del hallazgo, b) la recomendación y c) los comentarios de la administración.

3. Identificar cada hallazgo con un nombre breve, que en forma genérica identifique el problema principal, para evitar que el mismo se repita cuando se describa la condición, por ejemplo: “Deficiente segregación de funciones incompatibles en el área de tesorería”

4. Evitar redactar en un mismo hallazgo, diferentes problemas de distintas oficinas.

5. No incluir como causa solamente la percepción personal, sin antes haber agotado los procedimientos necesarios para establecer el verdadero origen de las deficiencias.

6. En caso de utilizar la técnica de entrevista, identificar a la persona idónea para indagar sobre el origen de la deficiencia, (un técnico, un especialista etc.) y cuestionar las respuestas que nos den como explicación de las causas, hasta estar satisfechos. Si el problema es de tal importancia, es necesario obtener una segunda versión de una fuente distinta para comparar ambas respuestas

7. Analizar las causas del problema bajo el ambiente institucional interno y externo en que opera la entidad.

8. Asegurarse que la recomendación que se ha formulado esté dirigida a la eliminación de la causa del problema.

9. Los comentarios de la administración, son para obtener la aceptación o revelar cualquier inconformidad en relación con el hallazgo informado y acordar el responsable y plazo para cumplir lo recomendado.

10. Evitar describir parte de los procedimientos de auditoria empleados, cuando se redacta la condición por ejemplo: “Al revisar la conciliación bancaria ......”. o “Dentro de la muestra seleccionada se encontró.......”

11. Entre cada párrafo de los atributos, se debe iniciar con frases o palabras de enlace para que la lectura no pierda continuidad y sentido, por ejemplo: Según la norma No. x.....” “Lo anterior se debe a .....”, “La deficiencia anterior ha causado.....”