SUPERVISION

SUPERVISIÓN

1. DEFINICIÓN

La Supervisión es un proceso técnico, que consiste en dirigir y controlar la ejecución de una auditoría, desde su inicio hasta la aprobación final del informe por parte del nivel jerárquico competente.

La ejecución de la auditoría gubernamental debe ser apropiadamente supervisada, a efecto de orientar y evaluar permanentemente las actividades de los auditores, para asegurar la calidad técnica y profesional del trabajo y cumplir con los objetivos propuestos, de manera eficiente, efectiva y económica.

Sin embargo, la supervisión no se limita a la revisión permanente y objetiva de la ejecución del trabajo, sino también incluye la participación activa en las etapas de planificación, revisión de papeles de trabajo, redacción de informes emitidos así como la participación en reuniones con los funcionarios y personal responsable de la entidad.

2. OBJETIVOS

Ø  Asegurar el cumplimiento de las normas de auditoría interna gubernamental.

Ø  Mantener y elevar la calidad de las auditorías, desde su inicio hasta la aprobación de los informes.

Ø  Utilizar en forma eficiente, efectiva y económica los recursos disponibles para las auditorías.

Ø  Promover la madurez de juicio y análisis, y la capacitación profesional de los auditores.

Ø  Evaluar la calidad, cantidad y pertinencia de los papeles de trabajo.

Ø  Evaluar la calidad, cantidad y pertinencia de la evidencia que respalda las conclusiones y los hallazgos.

3. RESPONSABLES

Los responsables para que la labor de supervisión de las auditorías se lleve a cabo con calidad profesional son:

Autoridades Superiores de la Contraloría General de Cuentas: Deben emitir las políticas, normas y procedimientos, que permitan realizar una eficiente supervisión de las auditorías gubernamentales.

Director Auditoría Interna: Deben velar porque se cumplan adecuadamente, las políticas, normas y procedimientos emitidos por las autoridades superiores, y que los recursos sean utilizados con eficiencia, efectividad y economía, así como que las auditorías se realicen de acuerdo a las Normas de Auditoría Interna Gubernamental.

Supervisores: Deben participar activamente en todas las etapas de las auditorías, con el objeto de cumplir con los objetivos definidos para esta labor.

Auditores: Cuando estos actúen como coordinadores o jefes de equipos de auditoría, deben colaborar conjuntamente con los supervisores para que la labor de supervisión que se realice sea de calidad, para que las metas y objetivos propuestos, se cumplan de manera eficiente, efectiva y económica.

4. PROCEDIMIENTOS

Para realizar su trabajo en una forma técnica el supervisor deberá observar los siguientes procedimientos:

Generales

Ø  Revisar el Plan Anual de Auditoría para identificar los trabajos a realizar.

Ø  Planificar oportunamente sus tareas.

Ø  Ser el enlace entre el ente auditado, el equipo de trabajo y la Dirección de Auditoría.

Ø  Ejercer una supervisión continua y oportuna durante todo el proceso de la auditoría, planificación, ejecución del trabajo y comunicación de resultados.

Ø  Dar a los auditores la oportunidad para que demuestren su iniciativa y desarrollen nuevas y mayores responsabilidades.

Ø  Expresar en forma reservada, cualquier deficiencia detectada en el trabajo de los auditores.

Ø  Reconocer las labores sobresalientes realizadas por los auditores, motivándoles en su desarrollo profesional.

Ø  Colaborar con los auditores en sus esfuerzos por corregir deficiencias personales y profesionales.

Ø  Considerarse un miembro más de los equipos de trabajo, e integrarse al desarrollo del trabajo.

Ø  Buscar los mecanismos que permitan la coordinación y comunicación necesaria entre todos los equipos de trabajo.

Ø  Velar porque los auditores ejecuten su trabajo en un ambiente adecuado.

Ø  Evaluar el trabajo ejecutado por los auditores calificando su rendimiento.

Específicos

Planificación Específica

Ø  Participar en el proceso de la familiarización, para asegurarse que se cumpla con la metodología de acuerdo con la guía de auditoría específica.

Ø  Participar en la evaluación preliminar del control interno y de los aspectos legales, para definir los criterios técnicos a utilizar en la planificación.

Ø  Revisar los papeles de trabajo generados en el proceso de la familiarización.

Ø  Apoyar la actualización del Archivo Permanente.

Ø  Elaborar el Memorando de Planificación de acuerdo a la metodología y contenido establecidos en la guía de respectiva.

Ø  Definir los objetivos generales y específicos del trabajo a desarrollar.

Ø  Apoyar la identificación y redacción de los objetivos específicos.

Ø  Apoyar la identificación de los alcances de la auditoría.

Ø  Diseñar los criterios técnicos para establecer las muestras y los criterios de importancia relativa.

Ø  Apoyar la elaboración del Cronograma de Actividades en cuanto a la distribución de las áreas a examinar, la asignación del personal y de los recursos necesarios.

Ø  Asesorar y apoyar la distribución de tareas para cada auditor, que conformará el equipo de trabajo, de tal manera que se garantice una distribución equitativa del trabajo, tomando como base la experiencia y necesidades de desarrollo profesional del personal asignado.

Ø  Elaborado el Memorando de Planificación, lo debe revisar antes de que la Dirección de Auditoría lo apruebe y así dar inicio a la ejecución del trabajo.

Ø  Asesorar y apoyar la elaboración de los Programas de Auditoría, de tal manera que se elaboren de acuerdo a la metodología y contenido establecidos en la guía respectiva.

Ejecución del Trabajo.

Ø  Supervisar de forma continua y oportuna la ejecución del trabajo, para garantizar que los programas de auditoría se apliquen en forma oportuna y profesional y de acuerdo a la metodología establecida.

Ø  Supervisar continua y oportunamente la ejecución del trabajo para asegurarse que los cambios que puedan darse a los programas de auditoría, estén revisados por el auditor y que los programas se modifiquen adecuada y técnicamente para su aprobación.

Ø  Que las muestras se hayan seleccionado conforme a los criterios técnicos establecidos en el memorando de planificación, y que el criterio de importancia relativa se haya aplicado en forma coherente.

Ø  Revisar técnicamente los papeles de trabajo para asegurarse que se están elaborando de acuerdo a la metodología establecida.

Ø  Revisar los papeles de trabajo para garantizar que la información, cédulas de análisis, cédulas de soporte, etc. permitan cumplir con los objetivos y alcances de la auditoría.

Ø  Revisar que el archivo permanente se esté actualizando oportuna y adecuadamente y de acuerdo a la metodología establecida.

Ø  Revisar las cédulas centralizadoras de los hallazgos y asientos de ajustes y reclasificaciones, para asegurarse que están adecuada y técnicamente desarrollados y referenciados a los papeles de trabajo donde se detectaron los mismos.

Ø  Revisar los posibles hallazgos, asientos de ajuste y reclasificación, para garantizar que cumplan los requisitos establecidos en la guía de auditoría y que la evidencia, sea suficiente, competente y pertinente para respaldar con eficiencia, seguridad y profesionalismo, la corroboración de los mismos con los funcionarios y responsables de la entidad auditada.

Ø  Promover reuniones de trabajo entre el encargado, los auditores y los funcionarios del ente auditado, para corroborar los posibles hallazgos, asientos de ajustes y reclasificaciones, para ratificar las evidencias y definir los hallazgos y confirmar los asientos de ajustes y reclasificaciones propuestos, para respaldar el informe.

Ø  Conjuntamente con el auditor, debe establecer oportunamente las posibles acciones legales y administrativas que se deriven de los hallazgos identificados en la auditoría que ameriten una acción correctiva inmediata (sanción, denuncia, etc.), de acuerdo a los procedimientos legales correspondientes.

Ø  Informar periódicamente, a la Dirección de Auditoría, sobre los avances y dificultades encontradas en cada trabajo en ejecución, promoviendo las posibles alternativas de solución para que se tomen las decisiones necesarias.

Ø  Asesorar técnicamente en el proceso de trabajo de campo a los auditores, como medio de capacitación y seguimiento.

Ø  Evaluar en cada trabajo realizado el desempeño de los auditores, y reportar el resultado de esas evaluaciones a los niveles respectivos.

Ø  Por cada revisión que efectúe de los papeles de trabajo, debe dejar evidencia escrita, a través de una Hoja de Revisión de Papeles de Trabajo de acuerdo al formato y modelo sugeridos.

Comunicación de Resultados

Ø  Asesorar técnicamente la elaboración del borrador del informe.

Ø  Revisar técnicamente la definición de los hallazgos, para asegurarse que estén desarrollados de acuerdo a la metodología según la guía de auditoría respectiva.

Ø  Coordinar y participar, conjuntamente con el auditor en las reuniones con los funcionarios del ente auditado para discutir el contenido del borrador del informe, de acuerdo a la metodología según la guía de auditoría correspondiente, para mejorar la calidad de este documento.

Ø  Revisar técnicamente que el informe está elaborado de acuerdo a la estructura y contenido, definidos en la guía de auditoría respectiva. Una vez revisado el informe, lo debe trasladar a la Dirección de Auditoría para su aprobación y presentación oficial.

Ø  Debe verificar que una copia del informe quede debidamente referenciado de acuerdo a la metodología de la Guía de Auditoría de Papeles de Trabajo, y asegurarse que el mismo se agregue al archivo corriente.

Ø  Asegurarse que el informe definitivo sea entregado oportunamente, según los plazos establecidos en la Guía para Comunicación de Resultados.

Otras Responsabilidades

Ø  Como resultado de la supervisión se debe identificar necesidades de capacitación de los auditores, y colaborar con el Centro de Profesionalización Gubernamental de la Contraloría General de Cuentas, para la profesionalización de los auditores. • Promover el desarrollo de la auditoría interna, dando sugerencias que permitan fortalecer o diseñar nuevos cursos de capacitación o guías de trabajo, para mejorar el entrenamiento y capacidad de los auditores en la ejecución de las auditorías.

Ø  Participar en el programa de capacitación de los auditores internos para garantizar que las metodologías se apliquen en la práctica.

Ø  Promover de acuerdo a nuevos pronunciamientos técnicos, la actualización de las guías de auditorías y metodologías de trabajo emitidas por la Contraloría General de Cuentas.

Ø  Presentar los informes de actividades planificadas y ejecutadas que requiera el Director de Auditoría Interna.

Ø  Cumplir con otras funciones que asigne el Director de Auditoría Interna.